문서번호	정보공개정책과-11596
결재일자	2016.6.8.
공개여부	대시민공개
방침번호

			시 민
		기록관리팀장	정보공개정책과장
김현정		김종필	06/08 조영삼
협조
	주무관		서찬석

2016년 문서고 간행물 정리계획

2016. 6

정보공개정책과

2016년 문서고 간행물 정리계획

기록관리시스템의 간행물 등록관리 방식이 변경됨에 따라 문서고에 보존중인 간행물을 정리하여 체계적인 관리체계를 수립하고자 함

1		추 진 개 요

□ 추진배경

❍ 간행물 정의: 기록관리업무표준 NAK/G 1-1:2011(v2.1)

- 공공기관이 기관 내부나 일반인에게 전달하기 위해 발간하는 자료

❍ 관련근거

-「공공기록물 관리에 관한 법률」 제22조 및 동법 시행령 제55조

‣ 공공기관이 간행물 발간 시 소관 영구기록물관리기관으로부터 발간등록번호 부여

‣ 발간하는 간행물에 발간등록번호 표기, 기록관 및 영구기록물관리기관으로 납본

※ 소책자, 만화, 신문, 홍보·교육 자료, 행사 결과물 등은 간행물 발간등록번호 생략유형에 해당

-「도서관법」제21조 제1항

‣ 도서 또는 연속간행물을 발행 또는 제작하고자 하는 공공기관은 국립중앙도서관으로부터 국제표준자료번호(ISBN/ISSN)를 부여받아야 함.

❍ 추진경과 및 배경

- ‘12. 5. 10 [시장요청사항]서울시 발간자료 배부시스템 마련

‣ 서울시 발간자료를 필수배부처(시장실, 부시장실3, 서울도서관, 역사박물관 등)에 배부될 수 있는 시스템 마련 요청

- ‘13. 6. 21 시정간행물 납본 및 배부관리체계 개선안(정보서비스과-4091)

‣ 공공기록물법에 따른 간행물 발간등록번호 부여업무는 정보공개정책과로 이관

‣ 필수배부도서 12권을 서울도서관(정보서비스과)에서 일괄 납본받아 재배부

- ‘13. 6. 25 간행물 발간등록번호 부여업무 인수(정보서비스과→정보공개정책과)

□ 간행물 발간등록 절차

❍ 간행물 발간등록번호 및 ISBN 부여신청(발간부서→정보공개정책과)

- 해당 부서에서 간행물 발간등록번호 및 ISBN/ISSN 부여를 공문으로 신청

※ 정보공개정책과(간행물 발간등록번호)/ 서울도서관 정보서비스과(ISBN 등)

❍ 간행물 발간등록번호 부여 신청(정보공개정책과→국가기록원)

- 국가기록원 홈페이지에서 간행물 발간등록번호 신청→번호 부여

❍ 간행물 발간등록번호 송부 및 납본안내(정보공개정책과→해당 부서)

- 발간등록번호 표기방식 및 국가기록원 납본 안내 등

□ 간행물 관리현황

❍ 보존중인 간행물의 유형별‧생산기관별 분류를 통한 체계적인 정리 필요

- 간행물 발간등록‧납본 절차를 생략하는 등 절차를 지키지 않은 간행물 혼재

- 서고 폐지 시 일반기록에 섞여서 이관된 서울시간행물, 타 기관 간행물 다수 존재

❍ 기록관리시스템 간행물 관리기능 변경에 따라 납본된 간행물의 정리 필요

- 간행물 발간등록번호 항목이 선택값에서 필수값으로 변경(2016년 1/4분기 패치분)

- 간행물 발간등록번호 생략유형[붙임]에 대한 별도의 관리번호 생성필요

2		세부 추진계획

□ 추진일정 :‘16. 6. 1 ~ 12. 31(6개월)

□ 정리대상 : 문서고에 비치된 간행물 및 미납본 간행물(총 3,043권)

❍ 간행물 납본서가에 비치된 간행물: 약 1,345권

❍ 일반서가에 비치된 간행물 : 약 1,052권

❍ 기록관 미납본 간행물 : 약 646권

- 국가기록원에서 부여한 발간등록번호 간행물 현황 파악

- 미납본 간행물 발행부서에 납본 요청(서울도서관 협조)

□ 정리내용

❍ 간행물 선별작업 및 발간등록번호 누락된 간행물 번호 부여신청

- 발간등록번호 부여 및 미부여 간행물 선별

- 미부여 간행물은 발간등록번호 누락된 간행물과 생략유형 간행물로 선별

- 발간등록번호 누락된 간행물은 국가기록원에 발간등록번호 부여신청

- 국가기록원으로부터 부여받은 발간등록번호 간행물에 부착 관리

❍ 기록관리시스템 정부간행물 관리 기능을 통한 간행물 등록관리

- 생략유형 간행물 중 우리시에서 관리해야 할 간행물 선별

- 별도의 발간등록번호 생성 후 선별한 간행물에 부착 관리

발간등록번호
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서울 특별시			간행물관리부서코드								등록일련번호							발간 주기

※ 국가기록원 발간등록번호 체계에서 ‘발행기관 기관코드’ 대신 ‘간행물관리부서코드’로 구성

※ 영구기록물관리기관 서울특별시 ‘51’, 간행물관리부서코드 ‘6113141’

- 정리한 간행물 목록 기록관리시스템에 일괄 등록

3		추 진 일 정

□ 간행물 분류 및 선별 : 6. 1 ~ 6. 30

□ 미보유 간행물 납본관리 : 7. 1 ~ 12. 31

□ 발간번호 미부여 간행물 발간등록번호 부여 : 7. 1~ 12. 31