시정 보유기록물 전면 조사 사전 조치 계획

안전행정부(국가기록원)의 국내 공공 기록물 관리 현황 조사와 더불어, 시정 기록의 통합적 관리를 위한 전면 조사를 수행하기에 앞서 사전 조치를 시행하고자 함

1. 추진근거

○ 공공기록물관리에관한한법률 제3조, 제9조, 제19조, 제27조

○ 서울특별시 기록물관리조례 제3조, 제11조

○ 안전행정부 국가기록원 사회기록관리과-225(2014.1.20.) 2014년도 기록물관리지침 및 과거사 기록물 조사

○ 시장 요청사항-368호 각종 정책 실행과정에 대한 기록 요청

2. 추진목적

○ 최근 주일대사관 3·1운동 피살자명부 등 발견을 계기로, 안전행정부(국가기록원)의 국내 공공 기록물 보유 목록 및 관리 현황 조사 실시

○ 중요기록물의 유멸실로 인한 시정 역사의 근간이 흔들리는 상황 발생을 미연에 방지

3. 조사계획

□ 조사대상 : 시정 업무 수행시 생산(접수)한 모든 기록물

※  공공기록물관리에관한법률 제3조에 따른 기록물의 정의 : 시정 업무와 관련하여 생산/접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물(사진, 방송자료, 동영상), 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물

□ 조사대상 부서

○ 시청 내 전 부서(본청, 본부, 사업소)

□ 교육 실시

○ ‘2014년 기록물 관리교육’을 통한 세부 조사 지침 안내

※ 교육일시 : 2014.2.6.(목) 오후 2시 (관련 공문 별도 시행 예정)

□ 조사 시행 방법

○ 1차 : 서면조사(전 부서는 조사 지침에 따라 보유 기록물 목록 제출)

○ 2차 : 방문조사(목록 검토 후, 실물 일대일 조사)

□ 이관 및 인수 조치

○ 시정 기록물 이관 등 후속 조치 추진

4. 사전 조치사항

□ 기록물 임의 이관(인수인계) 금지

○ 업무와 관련하여 생산(접수한) 모든 유형의 공공기록물을 기록관(정보공개정책과) 외 타 부서 및 기관으로 임의 이관(인수인계) 금지 ※근거 : 공공기록물관리에관한법률 제19조

□ 기록물 무단페기 금지

○ 부서에서 보유하고 있는 모든 기록물 무단 폐기 금지

※근거 : 공공기록물관리에관한법률 제27조

□ 부서별 기록물 보존 상황 파악

○ 각 부서별 기록물 임시 보존 시설 현황 파악

○ 각 부서별 기록물 보유상황 파악

○ 1980년 이전 건축된 고청사(古廳舍) 현황 파악

5. 향후계획

□ 기록물 보존 상황 및 보유목록 제출 (교육 시행 후 본격 이행)

○ 부서별 기록물 보존 상황(캐비넷, 자체서고 등) 조사서 제출

○ 기록물관리 교육에 따라 기록물 목록을 작성 제출

1) 일반기록물 생산 및 보유 목록 2) 조사연구검토서 생산 현황 목록

3) 회의록 생산 현황 목록  4) 시청각기록물(사진,필름,동영상) 생산 및 보유 목록

5) 행정박물 생산 및 보유 목록 6) 비밀기록물 생산 및 보유 목록

7) 간행물 생산 및 보유 목록

□ 시정기록물의 이관

○ 서면조사 및 방문조사 결과에 대한 기록물 이관 실시

6. 추진일정

○ 부서별 기록물 임의 이관 및 이동 동결	’14. 1. 28

○ 기록물 관리 교육 실시	’14. 2. 6

○ 서울 기록유산 전면 조사(1차 서면)	’14. 2월중

○ 서울 기록유산 전면 조사(2차 방문)	’14. 3~4월중

○ 조사 대상 기록물 전면 이관	’14. 5월~12월