문서번호	정보공개정책과-23039
결재일자	2015.12.2.
공개여부	대시민공개
방침번호

			시 민
주무관		기록관리팀장	정보공개정책과장
정기한		김종필	12/02 조영삼
협조
	청사운영1팀장		장청락

기록물 및 일반자료 폐기절차 개선계획

2015. 12

행  정  국

(정보공개정책과)

기록물 및 일반자료 폐기절차 개선계획

기록물평가심의회의 폐기심의를 거친 「기록물」과 각 부서에서

수시로 배출하는「일반자료」의 현장파쇄처리 과정에서 기록물이

유실되지 않도록 현장파쇄 절차 개선

Ⅰ		추진개요

□ 문서폐기물의 구분

					기 록 물			∘ 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서· 대장·카드·도면 ∘ 보존기간이 만료되어 기록물평가심의회의에서 폐기 결정된기록물
폐기
					일반자료			∘ 업무수행 과정에서 발생하는 사용이 종료된 단순 출력물 ∘ 문서초안, 기록물사본, 회의자료, 기관의 업무정보가 포함된 제본(책)류

□ 관련법령

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제27조(기록물의 폐기)

- 기록물 폐기의 시행은 민간 등에 위탁

- 폐기가 종료될 때까지 관계 공무원이 참석하여 감독

- 유출되지 아니하도록 필요한 조치

○ 기록관리업무 표준(국가기록원) ｢기록물 평가ㆍ폐기 절차｣

- 기록물평가심의회 등 기록물 평가․폐기 절차 세부내용 규정

○ 서울특별시 보안업무 처리규칙 제46조(비빌문서의 처리)

- 세절 또는 소각 등의 방법으로 원형을 알아볼 수 없도록 파기

Ⅱ		현행 폐기절차

□ 폐기방식 : 파쇄차량에 의한 현장파쇄

○ 파쇄업체 선정 : 연간단가 계약

○ 계약방식 : 최저가 입찰

- 처리비용 지출과 폐지 매각대금 수입금액 동일하게 정산처리

○ 최근 3년간 현장파쇄 처리실적

연도	폐기방식	폐기량	처리비용 (톤당단가)	매각수입 (톤당단가)	계약방법	수행업체	비고
2014	현장파쇄	****	******** ********	******** ********	**** ****	**** ******	처리비용 = 매각단가
2013	현장파쇄	****	******* ********	****** ********	**** ****	**** ******
2012	현장파쇄	****	******** ********	******** ********	****	**** *****

□ 폐기시기

○ 폐기기록물 : 기록물평가심의회 심의에 따라 폐기 결정

○ 일반자료 : 각 부서 요청시 수시(월 2~3회)

□ 타 기관 사례

○ 15개 시도 및 중앙부처 조사결과 기록물은 대부분 업체에 의한              현장파쇄 처리하고 있으며,

○ 일반자료는 기록물폐기시 현장파쇄하거나 각 부서에서 개별처리하는 등      우리시와 큰 차이없음.

Ⅲ		문 제 점

□ 기록물 유실 우려 상존

○ 각 부서별 배출하는 자료에 대한 기록물 포함 여부에 대한 확인을 부서     기록관리 담당이 하도록 되어 있으나 무관심 등으로 형식적 확인에 그침

□ 대형 파쇄차량 주차 및 작업소음 민원 발생

○ 대형 파쇄차량 주차에 어려움이 있고 파쇄작업시 소음․분진 발생

Ⅳ		개선방안

□ 일반자료 폐기절차 개선 – 제본(책)류 분리배출 및 수거

○ 단순 출력물과 제본(책)류의 분리 배출

- 각 부서의 폐기기록물 배출과정에서 단순출력물과 제본(책)류의 분리 배출

- 제본류 수거함은 부서별 공간에 맞도록 설치하되 총무과 및 각 부서와 협의하여 추진

- 폐기기록물 수거업체와 기록관에서 분리수거

○ 분리배출 제본(책)류의 기록물 탐색

- 기록물의 유실․유출을 최소화하고자 제본(책)류 파쇄 직전 최종 검수

- 최종 검수과정에서 보존 및 활용 가능성 있는 기록물은 기록관으로 이동

- 수거된 제본(책)류의 활용가치를 판단하여 보존, 기부, 폐기 등 처리

□ 파쇄방식의 병행 : 현장파쇄 원칙, 입고파쇄 병행

○ 입고파쇄 시에는 파쇄현장 확인을 위하여 입고파쇄 현장(공장) 출장

	병행

Ⅴ		기대효과 및 행정사항

□ 기대효과

○ 기록물 유실 가능성 최소화

○ 현장파쇄 작업시 발생하는 소음․분진으로 인한 시민피해 최소화

□ 행정사항

○ 업체선정 및 개선안 시행 : ‘16. 1월

- 제본류 분리수거를 조건으로 업체선정 후 추진

- 현장파쇄 원칙 및 주차공간 부족, 소음․분진 등으로 민원이 발생하는 경우 입고파쇄 병행

○ 제본류 수거함 설치 수요조사 및 분리배출 홍보 : ‘16. 2월