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문서번호	품질관리부-1958			부원			품질관리부장				시설운영처장
보존기간	5년											09/26
				권학준			홍순호				허원
결재일자	2022.09.26.
공개여부	부분공개(5)			협조	부원			박희정
일상감사	대상아님
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시설물관리정보시스템(FMIS) 개선(안)
		서울주택도시공사
(시설운영처 품질관리부)

시설물관리정보시스템(FMIS) 개선(안)

우리공사에서 시행하는 시설물 유지보수공사(단가보수) 관련하여, 효율적인 관리를 통해 입주민 불편사항을 신속하게 해결하고 담당자들의 체계적인 공사관리를 위하여 시설물관리정보시스템(FMIS)의 기능을 아래와 같이 개선하고자 함.

Ⅰ				관 련 근 거

□ 기술감사부-2323호(2022.08.02.)「임대주택 하자, 시설분야 특정감사 처분 요구」

Ⅱ				주요 개선사항

□ FMIS에 접수된 시설민원을 담당자 임의로‘철회’불가하도록 개선

- 현재 FMIS에 접수된 시설민원을 담당자 임의로 ‘철회’가능하여 처리하지 않고 종결한 보수 건이 재접수 되는등 부실관리 문제점 발생

□ 미처리관련 명확한 기준부재 및 시스템 기능 개선

- 미처리관련 명확한 기준이 없어 FMIS 처리에 혼선을 초래

- 업체의 일방적 ‘미처리 요청’을 담당자가 반려할 수 있는 기능 부재

- 미처리 완료/미완료 효율적인 관리방안 개선

□ 시설물 유지보수공사(단가보수)의 계약관리를 위한 시스템 개선

- 시설물 유지보수공사 특성상 다수의 미기성 보수건(미기성 금액)이 존재 하지만

현재 계약금액을 기성금액으로만 관리하여 과도한 설계변경의 원인이 됨

Ⅲ				FMIS 기능 개선 세부사항

□ FMIS 접수된 시설민원‘철회’시 관리자 결재 기능 추가

□ FMIS 접수된 시설민원 ‘철회’시 센터장 결재 추가

기 존	개 선
센터 담당자가 업체에 보수 지수 후 임의로 작업지시서를 ‘철회’하여 종결처리 가능	접수된 시설민원 철회 시 관리자(센터장) 승인절차 추가

□‘미처리’기준 수립 및 기능․관리 개선

□ 시설민원 ‘미처리’ 기준수립

미처리	1. 민원인의 사정으로 세대방문이 불가한 경우 - 출장, 입원, 장기부재 등 2. 민원세대 보수를 위한 위아래 세대의 협조가 불가한 경우 3. 해당 시설민원의 원인이 공용부 설비인 경우 - 처리기한 연장(+15일) 기간내 수리가 불가한 경우에만 해당

□ FMIS 센터 담당자 보수업체의 ‘미처리 요청’ 반려 기능 추가

기 존	개 선
보수업체의 ‘미처리 요청’ 반려 불가	접수된 ‘미처리 요청’ 이 미처리 기준에 부합하지 않는 경우 반려 가능

□ 미처리 보수건 관리방안 개선

1) 현재 미처리완료/미완료 구분 현황

미처리 완료	1. 실제 보수종결 된 미처리 건 2. 민원인의 장기부재 및 연락두절의 사유로 종결처리 3. 민원인의 보수거부로 인한 종결
미처리 미완료	1. 정당한 미처리 사유로 보수진행중인 미처리 건 2. 미처리 상태가 45일이 초과하면 장기미처리건으로 분류
문제점	1. 미처리 완료 2,3번 사유로 종결처리 된 보수건의 경우 담당자가 추후 보수 재지시 등 체계적인 관리가 어려움 2. 미처리 미완료(진행) 보수건중 민원인의 사유(장기입원, 장기 출장 등)로 45일 이후에 처리가 가능한 경우 미처리 상태가 지속되며 장기미처리건으로 분류됨

2) 미처리완료/미완료 개선방안

미처리 완료	종결	실제 보수가 완료된 미처리 건(정상처리)
	종결-보류	1. 민원인의 사유(장기부재, 연락두절, 보수거부 등)로 종결처리 한 보수건 추후 보수 재지시 필요 2. 민원인의 사유(장기입원, 장기출장 등)로 45일 이후 처리가 가능한 경우 종결-보류 처리 후 민원 재접수 시 보수 재지시 ※ 미처리[종결-보류] 지정 시 센터장 결재
미처리 미완료		정당한 미처리 사유로 45일 이내 처리가 가능한 미처리 보수건
개선사항		1. 미처리완료를 종결/종결-보류 건으로 구분하여 보수가 필요한 민원을 체계적으로 관리 추후 미보수로 인한 민원 방지 2. 민원인의 사유(장기입원, 장기출장 등)로 45일 이내 보수 불가한 민원의 경우 종결-보류 처리 후 민원인 보수 재요청 시 보수

3) 미처리 업무 흐름도

□ 시설물 유지보수공사(단가보수)의 계약관리를 위한 시스템 개선

□ FMIS 시스템 상 보수업체 내역서 입력 시스템 개선

1) 현재 내역서 입력관련 현황

현 황	문 제 점
보수업체 기성청구 시 내역서 일괄입력 - 보수완료 건에 대한 다수의 내역서 미입력건 존재	내역서 미입력 보수건(미기성)이 다수 존재하여 계약금액 대비 실질적 보수가 이루어진 금액 확인이 어려워 계약관리 문제

2) 내역서 입력 시스템 개선 방안

내역서 입력 시기 제한	보수업체 “보수처리 완료요청” 후 +14일 이내 내역서 입력 완료
계약금액 관리 기능 추가	내역서 입력 된 보수금액을 “추정보수금액”으로 계약금액 관리 - 추정보수금액(미기성) + 기성금액 : 계약금액
내역서 미입력 보수건 관리	1. 보수업체 “보수처리 완료요청” 후 +14일 이내 내역서 미입력 시 신규 “보수처리 완료요청” 불가하도록 시스템 개선 2. 내역서 미입력 건 발생 시 센터 담당자 내부메일로 안내 - 보수업체 내역서 입력 관리감독 강화
개선사항	1. 기성청구 시 일괄 입력하던 시스템을 개선, 내역서 입력 시기를 제한하여 과도한 내역서 미입력 보수건(미기성금액) 방지 2. “추정보수금액”을 통해 기성금액과 함께 계약금액 관리 용이 3. 내역서 미입력 건 존재 시 “보수처리 완료요청” 기능 제한을 통한 보수업체 관리감독 강화

3) 내역서 입력 시스템 흐름도

Ⅳ				기 대 효 과

□ 입주민 만족도 향상

- FMIS에 접수된 시설민원을 체계적으로 관리하고, 신속하게 처리하여 입주민 만족도 및 신뢰도 향상

- 시설물 유지보수공사(단가보수)를 효율적으로 관리하여 입주민 불편사항 최소화

□ 시설물 유지보수공사(단가보수) 관리

- FMIS 시스템에서 내역서 미입력(미기성 보수건)을 관리하여 과도한 미기성금액 방지 및 체계적인 계약금액 관리 가능

Ⅴ				행 정 사 항

□ 본 방침 결재 후, 정보시스템부에 FMIS관련 프로그램개발 요청 공문시행.

□ 프로그램 개발 완료 후 각 주거안심센터에 FMIS기능 개선(안) 알림.

붙임표시