“기분 좋은 변화, 품격 있는 강남”

등록번호	민원여권과-4150		주무관	민원행정팀장		민원여권과장		행정국장
			원혜정	임영희		代임영희		전결 03/04 김용운
등록일자	2019.3.4.
결재일자	2019.3.4.
공개구분	부분공개(5)
			협조자

기록관 보유기록물 정수점검 및 정리 계획

□ 추진기간 : 2019. 3. 4. ~ 4. 30.

□ 추진대상 : 기록관(제1서고) 보유 종이기록물 28,752권

구분		합계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
합계		111,790	19,654	71,333	5,663	7,335	7,372	405	28
1서고 (본관지하)	종이기록	28,752	5,694	5,672	2,603	6,978	7,372	405	28
2서고 (보건소지하)	종이기록	16,535	401	12,717	3,060	357	-	-	-
	전산화기록	66,503	13,559	52,944	-	-	-	-	-

※ 제2서고 보유 종이기록물은‘16~18년에 정수점검 및 보존상자 편성 등 정리 완료

□ 추진내용

○ 서가 재배치 및 보유목록 수정

○ 보유기록물 정수점검 및 보유목록 정리

○ 단순 출력물, 참고자료 등 관리대상 제외 기록물 선별 정리

2019.  3.   .

	강 남 구
(		민원여권과	)

【 관련 규정 및 제반사항 사전검토서 】
검토분야	확인 및 적시사항
관련 규정 및 근거	현행 관련 법, 시행령, 조례, 규칙, 관련 지침 등 근거를 모두 검토하고 적시하였습니까?
	• 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제38조(기록관 및 특수기록관의 서고관리) • 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제31조(보존기록물의 점검)
추진 경위	추진 경위는 무엇입니까?
	• ‘19.1.1.일자 조직개편으로 서가 재배치 및 정리 필요 • 보유기록물 정수점검을 통해 내실있는 보유목록 관리 필요
예산 사항	산출 근거 및 기준 또는 예산확보 및 투입우선순위 등의 내용을 검토하고 적시하였습니까?
	• 해당없음
수혜자 및 범위	이 업무(사업)관련 수혜자는 누구이며 수혜범위를 파악해 보았습니까?
	• 대상 : 공무원 ----, 일반주민 : ----, 특정인 : ----, 기타 : ----
분 야 별 검토사항 [계속 : ] [신규 : ]	이 업무(사업)과 관련하여 아래 등 제반사항을 검토해 보았습니까? ⓛ 관련부서 협조 ----------------- ( ) ② 이해관계인 및 예상되는 민원 ----------------- ( ) ③ 추진상 사전 걸림돌 ----------------- ( ) ④ 미래행정 수요예측 ----------------- ( ) ⑤ 시장조사 ----------------- ( ) ⑥ 민간부분(시설 등)과의 경제성 및 효율성 등 비교 ------ ( ) ⑦ 업무 매뉴얼 및 관련 법규 ----------------- ( ) ⑧ 행사관련 의전 및 선거법 ----------------- ( ) ⑨ 투융자 심사 등 관련절차 준수 ----------------- ( )
	• 위 언급한 사항은 반드시 검토하고 해당되는 사항에 체크한 다음, 해당 사항을 요약 작성하세요
타 기관 사 례	타 구 사례를 파악, 비교해 보았습니까?
	• 해당없음
전문가 자 문	전문가의 자문이나 검토를 받았습니까?
	• 해당없음

기록관 보유기록물 정수점검 및 정리 계획

조직개편에 따른 서가 재배치 및 보유기록물에 대한 정수점검을 실시하고, 보존기간 30년 이상 기록물 평가를 통한 보존기간 재책정 등 기록물 정리를 추진하여 기록관 공간의 효율적 활용 및 체계적인 기록물 관리에 만전을 기하고자 함

Ⅰ					관련 근거

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제38조(기록관 및 특수기록관의 서고관리)

□ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행규칙 제31조(보존기록물의 점검)

Ⅱ					추진 배경

□‘19.1.1.일자 조직개편으로 서가 재배치 및 정리 필요

○ 부서 신설, 부서명 변경 및 업무 이관 등으로 서가 조정 및 기록물 보존위치 변경

□ 보유기록물 정수점검을 통해 내실있는 보유목록 관리 필요

○ 보유목록의 관리정보(철제목, 생산년도, 보존기간, 보존위치 등)의 정확도 제고를     위한 보유목록과 실물기록물의 대조 확인 및 수정 보완

□ 전자문서 출력물, 참고자료 등이 보유목록에 혼재되어 서고 공간 확보 필요

○ 단순 출력물 및 참고자료 등을 선별하여 관리대상에서 제외하고 폐기

○ 보존기간 30년 이상 기록물에 대해서는 기록물 평가를 통해 보존기간 재책정 관리

Ⅲ					추진 계획

□ 추진기간 : 2019. 3. 4. ~ 4. 30.

□ 추진대상 : 기록관(제1서고) 보유 종이기록물 28,752권

구분		합계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년
합계		111,790	19,654	71,333	5,663	7,335	7,372	405	28
1서고 (본관지하)	종이기록	28,752	5,694	5,672	2,603	6,978	7,372	405	28
2서고 (보건소지하)	종이기록	16,535	401	12,717	3,060	357	-	-	-
	전산화기록	66,503	13,559	52,944	-	-	-	-	-

※ 제2서고 보유 종이기록물은‘16~18년에 정수점검 및 보존상자 편성 등 정리 완료

□ 추진내용

○ 서가 재배치 및 보유목록 수정

- 부서 신설, 부서명 변경, 업무 이관 등 조직개편에 따른 서가 재배치

- 서고 공간부족으로 분산 배치되었던 기록물 보존위치 변경 이동

- 변경 배치된 서가 사인(sign) 수정 및 보유목록 수정 반영

○ 보유기록물 정수점검 및 보유목록 정리

- 관리번호, 철제목, 생산년도 등 기록물 철정보 및 위치정보 유무 확인

- 서가번호, 층·열 등 기록물 위치정보 이상유무 확인

- 정수점검 계획서에 따라 이상유무 및 조치사항 등 작성

- 오류사항 정정 등 보유목록 정리 및 현행화

○ 단순 출력물, 참고자료 등 관리대상 제외 기록물 선별 정리

- 10년 이하 기록물의 경우 폐기대상으로 정리

- 보존기간 30년 이상 기록물의 경우 기록물 평가를 통해 보존기간 재책정 관리

Ⅳ					향후 계획

□ 2019년 기록물 이관 계획 수립 및 시달 ----------------- 2019. 5월

○ 처리과 요청에 의한 수시 이관에서 정해진 일정에 맞춰 이관하는 정기 이관으로    기록물 이관 방법 개선

○ 이관목록과 실물 기록물의 철저한 대조 확인 후 관리대상을 구분 이관함으로써    무분별한 이관 방지 및 기록관 공간의 효율적 활용 도모

□ 2019-2차 기록물 평가심의회 개최 ---------------------- 2019. 6월

○ 보존기간 만료기록물, 단순 출력물 등 파기대상 기록물에 대한 폐기 심의

○ 30년 이상 기록물에 대한 보존기간 재책정 평가 심의

붙임 1. 기록관(제1서고) 서가배치 변경(안)

2. 기록관(제1서고) 보유기록물 정수점검 계획서.  끝.