서울특별시 기록물 관리에 관한 조례 일부개정(안)

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 조례는「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 서울특별시 기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용과 투명하고 책임 있는 시정구현을 위하여 기록물 관리에 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의)이 조례에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

1. "기록물"이란「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제3조제2호에 따른 서울특별시(이하 "시"라 한다)와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.

2. "기록물관리"란 법 제3조제3호에 따른 기록물의 생산·분류·정리·이관(移管)·수집·평가·기술(記述)·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. "서울기록원"이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 행정기록물을 인수·보존 하며 시민기록물을 수집·관리·활용하기 위한 영구기록물관리기관을 말한다.

4. "기록관"이란 법 제13조에 따라 기록물의 체계적 보존·관리와 효율적 활용에 필요한 보존시설 및 장비 등과 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 관리업무를 수행하는 기관를 말한다.

5. “출자·출연기관”이란 「지방자치단체 출자ㆍ출연 기관의 운영에 관한 법률」제2조제1항에 따른 출자기관 및 출연기관을 말한다.

제3조(적용범위) ① 이 조례의 적용범위는 다음 각 호와 같다.

1. 시와 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물

2. 개인 또는 단체가 생산·취득한 기록정보 자료 등(이하 “민간기록물”이라 한다) 중 지역적·역사적·문화적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료 등

② 기록물관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 조례에서 정하는 바에 따른다.

제4조(기록물관리의 원칙)① 기록물은 법 제5조에 따라 기록물의 진본성(眞本性), 무결성(無缺性), 신뢰성 및 이용가능성을 보장하기 위하여 이 조례에서 정하는 기준과 절차에 따라 관리되어야 하며,「산업표준화법」제12조에 따른 한국산업표준에 적합하여야 한다.

② 서울특별시장(이하 “시장”이라 한다)은 제1항에 따라 기록물관리 정책 및 그 절차를 수립·시행하며, 그 결과를 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

③ 시장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 하여야 하며, 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 전자적으로 관리하고 활용하기 위하여 기록물의 전자화 계획을 수립·시행하여야 한다.

제2장 서울기록원의 설치 및 운영

제5조(지방기록물관리기관의 설치)① 시장은 법 제11조에 따라 기록물의 영구보존 및 관리를 위한 지방기록물관리기관을 설치·운영 한다.

② 제1항에 따른 지방기록물관리기관으로 서울특별시 서울기록원(이하 "서울기록원"이라 한다)을 설치·운영 한다.

③ 서울기록원장은 시장의 명을 받아 소관 사무를 총괄하며, 소속직원을 지휘 감독한다.

제6조(서울기록원의 기능)서울기록원은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 시와 그 소속기관, 지방공기업, 출자·출연기관 및 자치구의 기록물에 관한 기본계획의 수립·시행

2. 시와 그 소속기관, 지방공기업, 출자·출연기관 및 자치구의 기록물관리 및 기록물관리 관련 통계의 작성·관리

3. 시와 그 소속기관, 지방공기업, 출자·출연기관 및 자치구의 기록물관리에 관한 지도·감독 및 지원

4. 중앙기록물관리기관과의 협조에 의한 기록물의 상호활용 및 보존의 분담

5. 시와 그 소속기관, 지방공기업, 출자·출연기관 및 자치구의 기록물관리 종사자에 대한 교육·훈련

6. 시장이 지역적·역사적·문화적으로 보존할 가치가 있다고 인정한 민간기록물에 대한 수집

7. 다른 기록물관리기관 및 유관기관과의 연계·협력

8. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항

제7조(개원·휴원 및 운영시간) ① 서울기록원은 다음 각 호의 휴원일을 제외하고는 매일 개원하며, 기록물과 전시물을 일반인에게 공개한다.

1. 1월 1일, 설날, 추석

2. 매주 월요일

3. 그 밖에 시장이 필요하다고 인정하는 경우

② 서울기록원의 운영시간은 오전 9시부터 오후 6시까지로 한다.

제8조(관리대상 기록물)① 서울기록원이 이관 받아 관리하여야 하는 기록물은 다음 각 호와 같다.

1. 시 및 소속기관에서 생산한 보존기간 30년 이상 중요기록물

2. 지방공기업, 출자·출연기관 및 영구기록물관리기관을 설치하지 않은 자치구·교육청의 보존기간 30년 이상 기록물

② 그 밖에 시와 관련된 민간기록물

제9조(시민편의 시설 운영)서울기록원은 투명한 시정구현과 기록물의 가치공유와 홍보를 위해 열람·전시·문화·교육 프로그램을 운영할 수 있다.

제10조(민간기록물 수집 등)서울기록원은 보존가치 있는 민간기록물을 효과적으로 수집 및 관리하기 위하여 관련 업무를 추진하여야 한다.

제11조(표창) ① 시장은 공공기록물 관리 발전에 기여한 개인·기업·단체 및 공무원 등에 대하여 표창할 수 있다.

② 제1항에 따른 표창은 「서울특별시 표창 조례」에 따른다.

제3장 서울기록관리위원회

제12조(서울기록관리위원회) ① 시장은 기록물의 영구보존 및 관리를 위한 다음 각 호의 사항을 심의 또는 자문하기 위하여 서울기록관리위원회(이하 "위원회"라 한다)를 둔다.

1. 기록물의 영구보존 및 관리에 관한 기본정책의 수립

2. 서울기록원 운영에 관한 사항

3. 그 밖에 기록물 관리에 관하여 시장이 회의에 부치는 사항

제13조(위원회의 구성) ① 위원회는 위원장 1명과 부위원장 1명을 포함하여 10명 이내의 위원으로 구성하되, 「양성평등기본법」 제21조제2항 본문에 따라 특정 성별이 위촉직 위원 수의 10분의 6을 초과하지 아니하도록 하여야 한다. 다만, 같은 항 단서에 따라 해당 분야 특정 성별의 전문인력 부족 등 부득이한 사유가 있다고 인정되어 양성평등실무위원회의 의결을 거친 경우에는 그러하지 아니하다.

② 위원장과 부위원장은 위원 중에서 호선하여 선출한다.

③ 위원회의 당연직 위원은 서울기록원장과 법 제13조 및 같은 법 시행령(이하"영"이라한다) 제10조에 따라 시 및 소속기관을 관할하는 기록관의 장(이하 "기록관장"이라 한다)으로 하며, 위촉직 위원은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람 중에서 시장이 위촉한다.

1. 기록물관리에 관한 학식과 경험이 풍부한 사람

2. 기록물관리와 관련이 있는 기관·단체의 임직원 및 기록물관리 종사자

3. 서울특별시의회 소관 상임위원회 의원

4. 그 밖에 자문이 필요하다고 시장이 인정하는 사람

제14조(위원회의 운영) ① 위원회의 회의는 시장의 요청이나 재적위원 3분의 1 이상의 요구가 있는 때에 위원장이 소집한다.

② 위원회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고, 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 위원은 자기와 이해관계가 있는 안건의 심의에는 참여할 수 없다.

제15조(위원회 임기) ① 위원의 임기는 2년으로 하되 한 차례 연임할 수 있다. 다만, 위원의 사임 등으로 새로 위촉된 위원의 임기는 전임위원 임기의 남은 기간으로 하며, 서울특별시의회 의원 및 당연직 위원의 임기는 그 직에 재임하는 기간으로 한다.

② 시장은 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 해당 위원을 해촉할 수 있다.

1. 본인이 원하는 경우

2. 심신장애로 인하여 직무를 수행할 수 없게 된 경우

3. 직무태만, 품위손상이나 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 아니하다고 인정되는 경우

제16조(위원장 등의 직무) ① 위원장은 위원회를 대표하고, 위원회의 업무를 총괄한다.

② 부위원장은 위원장을 보좌하고, 위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 그 직무를 대리한다.

제17조(위원수당) 위원회에 출석한 위원에게는 예산 범위 내에서 「서울특별시 위원회 수당 및 여비 지급 조례」에 따라 수당과 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제4장 기록물의 관리

제18조(기록관의 설치 및 운영)① 시장은 법 제13조 및 영 제10조에 따라 시 및 소속기관을 관할하는 기록관을 설치·운영하여야 하며 기록관장은 기록물관리부서의 장이 된다. 다만, 소속기관 중 서울시립대학교는 별도의 기록관을 설치하고 기록관리 규정을 제정·운영한다.

② 기록관장은 제10조에 의한 업무를 총괄한다.

③ 시장은 기록관리 업무의 효율적 수행을 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 보존업무 등 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전문인력을 배치하여야 한다.

④ 기록물관리 업무를 효율적 수행을 위하여 처리과의 장은 기록물관리책임자를 지정하여 기록관리 표준에 따른 기록물 관리 업무를 수행하도록 한다.

제19조(기록관장의 업무)① 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 소관 기록물의 수집·관리 및 활용

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

7. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

8. 소관 비공개기록물의 공개 재분류

9. 기록물 서고 및 기록전시관 관리

10. 그 밖에 시장이 필요하다고 인정하는 사항 등

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록관장이 정한다.

제20조(기록화 및 기록관리 대상)① 시장은 영 제16조에 따라 소속 부서 및 기관에서 수행하는 다음 각 호의 사항을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.

1. 공식적 결재 또는 접수한 기록물, 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력정보, 업무수행 과정에서의 보고사항, 검토사항 등의 기록

2. 정책 수립 및 시행과정에서 생산된 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각 기록물 등

3. 시장, 부시장 및 소속 기관의 장이 수행하는 업무활동 관련 기록물

4. 그 밖에 시장이 기록물로 관리할 필요가 있다고 인정하는 기록물

② 제1항제3호 중 시장 기록물은 직무수행과 관련하여 생산·접수하여 보유하고 있는 기록물과 물품으로서 다음 각 호에 해당하는 것을 말한다.

1. 시장이 정책을 구상하여 직접 작성하거나 지시한 기록 및 보고(건의)받은 기록

2. 시장 연설문·메세지 및 일정·행사기록 등

3. 보존가치가 있는 시장 상징물(물품 및 행정박물을 말한다.)

4. 기타 시장의 국제교류활동 기록 등

③ 시장은 영 제17조부터 제19조까지의 조사·연구·검토서, 회의록 및 시청각 기록물에 대한 생산등록·관리기준을 작성·관리하여야 한다.

제21조(기록물의 활용)① 시장은 시 및 소속기관이 보존하고 있는 기록물의 공개 및 열람편의를 제공하기 위하여 기록물을 정리(整理)·기술(記述)·편찬하고, 분류체계의 표준화 및 전자관리시스템을 갖출 수 있도록 조치하여야 한다.

② 기록물의 열람 및 대출에 대한 운영방법에 대하여는 규칙으로 정한다.

제22조(서울기록문화관)① 시장은 중요 시정기록의 전시·홍보를 위해 서울기록문화관을 설치·운영 할 수 있다.

② 서울기록문화관은 다음의 각 호의 업무를 수행한다. <개정 2018.3.22.>

1. 시의 행정 변천사와 각종 중요 기록물의 전시·홍보

2. 시정 주요문서 열람 서비스 제공

3. 견학·교육·체험 등 시민참여 프로그램 운영

4. 그 밖의 공공·민간 기록의 임대·위탁 전시

③ 서울기록문화관의 개관시간과 휴관일은「서울도서관 운영에 관한 규정」제3조 및 제4조에 따라 운영 할 수 있다.

제23조(기록물의 관리절차 등)기록물의 생산·보존·이관·폐기 등 기록물의 관리에 관한 사항은 법 및 같은 법 시행령·시행규칙에서 정하는 바에 따라 처리하고 그 외 세부적인 운영 및 절차 등에 관한 사항은 규칙으로 정한다.

제24조(시행규칙)이 조례의 시행에 관하여 필요한 사항은 규칙으로 정한다.

부칙<제5661호,2014.1.9>

제1조(시행일)이 조례는 공포한 날부터 시행한다. 다만, 제6조의 규정은 제5조의 규정에 의한 서울특별시 행정기구 설치조례가 시행되는 날부터 시행한다.

제2조(기존 기록물에 대한 경과조치)이 조례 시행당시 관리하고 있는 기록물은 이 조례에 의한 기록물로 본다.

제3조(서울기록원에 대한 경과조치)① 시장은 법 제11조에 따른 서울기록원 설치·운영에 필요한 조치를 취하여야 한다.

② 관리대상 기록물중 투자·출연기관의 기록물 및 영구기록물기관을 설치하지 않은 자치구·교육청의 기록물에 대해서는 기록물 실태조사 후 해당기관과 협의를 통하여 이관절차 및 시기 등을 결정한다.

부칙<제6851호,2018.3.22>(서울특별시 자치법규 일괄정비를 위한 조례)

이 조례는 공포한 날부터 시행한다.