문서번호	총무과-28872
결재일자	2018.10.17.
공개여부	부분공개(2)
방침번호

			시 민
주무관		서무팀장	총무과장
김권일		이병욱	10/17 신종우
협조

회의실 관리·운영 매뉴얼

추진근거	대내(외) 협력 현황			사 업 비
	부서(단체)명	협의내용	협의결과

행 정 국

(총무과)

회의실 관리·운용 매뉴얼

회의실 운영 관련 매뉴얼을 작성하여 회의실 관리·운용의 효율성 향상 및 이용자 편의를 증진하고자 함.

□ 회의실 현황 : *************************

구 분	시스템관리	수기관리	비고
신청사	**** *****************************************	** ***********************************	********** ********** **
서소문청사	*** ***********************************	*** *******	****** **
무교별관	*	************
청계별관	*	**********

□ 예약방법 : 매월 1일(익월분 예약)

○ 행정포털 내 회의실예약시스템 검색후 예약신청 및 승인

회의실 일정 확인		회의실 예약 신청		집기 및 음향시설 등 사전협의		사용승인 및 회의실 사용

○ 수기예약은 담당자(부서)에서 전화 또는 메일 등으로 요청하여 엑셀파일에 기재 및 관리

○ 국제행사, 시장님행사는 공문으로 요청시 특정일 예약사이트 오픈

○ 일반시민 이용시 관계부서 협의후 해당부서에서 직접 예약·신청

□ 이용제한 및 취소대상(서울특별시 공공시설의 유휴공간 개발 및 사용에 관한 조례 제10조)

○ 정치적인 행위를 목적으로 하는 경우

○ 종교활동을 목적으로 하는 경우

○ 영리를 목적으로 하는 경우

○ 기타 공공질서와 선량한 미풍양속을 해할 우려가 있다고 인정되는 경우

○ 회의실 승인후 통보없이 미사용, 일회용품 사용하는 경우 등

□ 유의사항(세부내역 붙임2 가이드라인 참고)

○ 회의실 이용제한 및 취소대상 여부는 신청부서 책임하에 검토

○ 회의실내 일회용품 사용금지 및 다회용컵 사용

- 일회용품 사용여부 모티터링 시행중(주1회), 적발시 이용제한 조치

○ 아리수 병물 사용 금지 및 음수대 활용

○ 외부 참석자가 많은 주요 회의실 다회용품 상시 비치·활용

- 대회의실, 영상회의실, 기획상황실 내 다회용품(컵, 보온통) 등 상시보관

○ 행사 후 발생한 쓰레기 수거 및 각종 비품 원상복귀 조치

○ 회의 취소 또는 타부서 인계시 예약시스템에서 취소 또는 인수부서 재신청

□ 부속실 연락처

○ 음향, 빔프로젝트          : 음향실(2133-5900)

○ 전기, 현수막설치, 스크린  : 전기실(2133-7971)

○ 냉난방시설                : 기계실(2133-7972)

○ 좌석배치/집기             : 청사관리실(2133-5940~6)

○ 회의 전자게시판 표출      : 청사운영1팀(2133-5632)

○ 영상(화상)회의            : 정보통신보안담당관(2133-2870)

붙임1		본청(신청사) 회의실 현황 (단위 : ㎡/명)

건물	위치	회의실명	면적	수용인원	비고
계			****	***
본관	2층	******	**	**
		******	**	**
	3층	****	***	***
		*****	**	**
		*****	**	**
		*****	**	**
		*****	**	**
	4층	*****	**	**
	6층	*****	***	**
		*****	***	**	**** *****
	7층	*****	**	**
	8층	*****	**	**	****
	9층	******	**	**
		******	**	**
	10층	******	**	**
	11층	******	**	**
		******	**	**

붙임2		일회용품 사용 안하기 가이드라인

일회용품 사용 안하기 가이드라인 (서울시)

□ 각종 회의 시, 다회용컵(머그컵·텀블러 등) 사용 일상화

○ 직원은 개인컵 지참, 외부 참석자용 컵은 부서 내 다회용컵 사용

- 회의용 테이크아웃 음료, 플라스틱용기 음료 및 일회용컵 등 구입 금지

- 각 부서 탕비실 일회용품 사용 금지 및 다회용컵 비치

○ 아리수 병물 사용 금지(회의실 내 음수대 설치․활용)

- 대규모 행사시 보온통 및 다회용컵 대여(총무과 등 관리 부서 지정․운영)

○ 주요 회의실 다회용품(컵, 보온통, 쟁반 등) 상시 비치·활용

○ 일회용품 사용여부 모니터링 시행(주기적) 및 점검결과 공유

- 결과 조치 예시(기관자율) : 1회 적발시 경고공문, 2회 이상 적발시 회의실 1개월 사용금지 등 조치

○ 회의실 사용 가능 물품 구분 (환경부 지침 및 자체 방침 등에 따라 변경)

‣ 사용 가능 물품

다회용품, 대용량 음료(페트병, 1L이상, 다회용컵 사용), 유리병 음료(자제)

‣ 사용 금지 물품

일회용품(플라스틱 컵․그릇, 종이컵, 수저 등), 1인용 페트병 음료,
일회용 도시락(배달음식 등) 용기

□ 청사 내 카페 및 매점 일회용품 사용 금지

○ 카페 내에서 음료를 마실 경우 다회용컵(머그컵 등) 제공

- 개인 머그컵 사용시 음료가격 할인 (예시 : 본청사 300원, 서소문청사 500원)

- 테이크아웃시 직원은 머크컵 사용(일반시민은 일회용컵 허용)

○ 매점 내 일회용품 비치․판매 금지

- 회의 및 다과 등에 필요한 1회용품(수저, 접시, 종이컵 등) 비치·판매 금지

- 재활용 에코백(장바구니) 사용 또는 종이박스 활용(비닐봉투 사용금지)