문서번호	기획예산과-3374		주무관		협치팀장		기획예산과장		기획재정국장			부구청장		동작구청장
결재일자	2018.3.14.
			박은경		정유형		이선희		이기완			오영수		03/14 이창우
공개여부	대시민공개
방침번호	동작구청장 방침 제65호
			협조	행정지원과장						임인재
방침번호
				인사팀장						이용주
				후생복무팀장						김우현
				전산운영팀장						김대경

2018년 업무혁신 추진계획

□ 추진방향

◦혁신여건을 조성한 후 전 직원이 참여하는 업무혁신

◦직원 혁신 참여를 실질적으로 이끄는 혁신 실천문화 조성

□ 추진계획
◦직원 공론화로 구체적 업무혁신 실행과제 도출

⦁월별 업무혁신 중점분야 선정 및 직원 의견 수렴

⦁무기명 직원 공론장(사이다 토크방)운영, 업무혁신 과정 공개

◦온라인 지식관리시스템 활성화

⦁업무지식 공유 활성화 및 업무매뉴얼 작성 활용

◦공감하고 참여하는 업무혁신분위기 조성

⦁관리자 혁신 특별교육, 협업, 소통 활성화

기획예산과

해당항목에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다.
검 토 항 목	검 토 여 부															협조사항
추진근거	□	법 령				■		방 침				□	별도규정 없음
	( )
사업추진 유형	□		신규사업							■	기존사업
	□		일회성사업							■	계속사업 ( 년)
예산확보 사항	□		신규 확보 필요							■	확보 완료					예 산 팀 협 조 ( )
	(국 , 시 , 구 11,300천원)
	□		비예산 사업
이해관계인 유무	○		주 민	:	유		□		( )					무	■	동주민센터 협 조 ( )
	○		단 체	:	유		□		( )					무	■
주민 의견수렴	○		의견수렴	:	유		□		( )					무	■
타자원 활용가능성	○		중앙부처	:	유		■		(행정안전부)					무	□
	○		서 울 시	:	유		□		( )					무	■
	○		민간단체	:	유		□		( )					무	■
	○		기 업 체	:	유		□		( )					무	■
홍보 필요성	○		홍보대상	:	유		□		( )					무	■	홍보물심사 협 조 ( )
	▪		사업 단계별 홍보 필요성 : 계획 □ , 경과․수시 □ , 완료 □
	○		보도자료	:	유		□							무	■

2018년 업무혁신 추진 계획

그동안 우리구 업무혁신을 되돌아보고 외부환경과 행정역할 변화에 따른 조직 경쟁력 강화와 구민 서비스 향상을 위해 공론장을 통한 직원 의견 수렴과 진행 과정 공개를 통해 내실 있는 업무혁신을 추진하고자 함.

Ⅰ		그간 추진사항 및 반성

추진사항

□ 조직진단, 동작e지시스템 도입 및 활용 제고 : 메모보고, 보고서 양식 표준화

□ 혁신담당관 운영 : 토론, 워크숍, 혁신 강의 및 교육, 우수참여자 인센티브 제공

□ 일하는 방식 개선 : 혁신공감대 형성, 협업포인트, 제안제도 운영, 영상회의 도입

□ 업무혁신 소통 게시판 운영 : 새올(혁신카페), 혁신담당관 추진사항 공유 등

반   성

-      업무혁신에 대한 조사와 계획은 많이 본 것 같은데 피부로 와 닿는 변화는       많이 못 느꼈음

- 업무혁신에 대한 피로감이 높은 상황에서 실제로 가시적인 변화가 있길 기대함

-    단기와 장기 검토 사항 구분하여 추진, 변화를 시시각각 확인할 수 있도록 공개

□ 2018 업무혁신 계획수립 관련 직원설문조사 결과 중

□ 민·관 협치 중요하지만 관·관 협업 더 중요 –업무혁신 전 과정 직원과 함께

‘ 업무혁신을 왜 하는지’ ‘무엇을 어떻게 해야 하는지’ 직원 공감대 형성 필요

업무혁신 과제 선정, 실행, 추진 결과 및 환류 - 전 과정에 직원 의견 반영

⇨ 단계별 직원 공론화를 통한 구체적 업무혁신 과제 선정과

추진 과정과 결과 공개로 직원들이 체감하는 업무혁신 추진 필요

Ⅱ		업무혁신 설문조사 결과 –직원에게 묻다, 동작 업무혁신

□ 조사개요

조사기간 : 2018. 1. 31 ~ 2. 2 / 2018. 2. 13 ~ 2. 14.(5일간)

대    상 : 전 직원 (총1,409명중 456명 참여 / 참여율 32.36 %)

설문내용 : 총 17문항(업무혁신 13문항, 일반사항 4문항, 객관식 15문항, 주관식 2문항)

분 야	주 요 내 용	비 고
업무혁신	업무개선 분야, 부서 협업, 업무메뉴얼 필요성, 수평적 토론문화, 칭찬문화, 혁신담담당관 직급 등	13문항
일반사항	소속, 근무연수, 직급, 성별	4문항

□ 참 여 율 : 32.36% (총1,409명 / 456명)

직 급	성 별
국 별	근무연수별

	총 평
□ 2018년 업무혁신계획 수립 관련 업무혁신에 대한 직원 설문조사 결과 총1,409명중 456명(32.36%)이 참여, 업무혁신에 대한 기대 확인함 그동안 지속적 업무혁신 추진에도 직원들의 혁신 체감도는 낮음 업무혁신추진단 운영, 동작e지시스템(메모보고), 혁신담당관, 협업포인트 등 추진에도 그간 다양한 업무혁신 시도가 있었다고 느끼는지에 대한 질문에 (매우)그렇다 38.5%, 보통이다 44.5%로 직원들의 체감 비율 낮음 → 직원들은 업무혁신에 대한 가시적 변화와 변화 과정 공개 요구 □ 가장 개선해야 할 업무분야(방식)은 2017년 조직문화 설문조사 결과와 유사 2017년 조직문화 만족도 설문조사 문항 중 일하는 방식 문항과 비교 결과 2017년 : 비효율적 초과근무개선(51%) →회의 및 자료 간소화(20%)→불필요 공문 자제(14%) 2018년 : 중복·불필요 업무(56%) → 보고방식(14%)→ 회의방식 순(13%) → 직원 공론화로 구체적 실행 과제 발굴과 추진과정(결과) 공개 및 사후관리 필요 □ 업무지식(매뉴얼) 습득이 쉽지 않고 매뉴얼 작성과 관리 필요 의견 다수 (구청장 요청사항) 협조부서(협조자), 추진절차 포함 업무매뉴얼 작성 및 인수인계 → 매뉴얼 필요성, 작성방법, 관리·활용에 대한 직원 공론장 거쳐 시행(예정) 탑다운(TOP-DOWN) 업무혁신 지양 - 협치팀(안)을 혁신담당관 회의와 직원 의견수렴 과정 거쳐 시행 예정 □ 업무혁신 분위기 조성 및 협업·소통 활성화 필요 직원 간 칭찬이 업무에 도움이 된다는 의견이 89%, 조직내 칭찬문화가 적절하다고 생각하는지에 대해 (매우)그렇다가 35.5%로 칭찬문화 확산 필요 업무관련 자유로운 토론문화 정착 여부는 (매우) 그렇다 41% 하루 일과 중 업무에 대한 토론시간은 7%로 → 업무혁신으로 업무효율성 높이고 담당업무에 대한 창의적 숙의시간 확보 추진 우리구 정책 수립에 가장 큰 영향을 미치는 그룹은 과장급 이상(83%)이라고 답변 업무혁신에 있어서도 과장급 이상 관리자 역할이 중요하다는 의견 다수 가장 개선해야할 업무와 기타의견을 묻는 주관식 설문에 대한 주요의견은 동일보고·회의자료 여러 양식으로 중복 제출, 수평적 소통 문화조성 등 의견 있었음. ⇨ 직원 공감대 형성과 추진과정 공개로 불필요한 일 줄이고 주민을 위해 필요한 일을 하도록 지원하는 업무혁신 추진 필요

□ 항목별 결과(객관식)

	▷ (매우) 그렇다 40% 보통이다 40% (전혀) 그렇지 않다 20% → 그간 혁신담당관 운영 등 지속적인 업무혁신을 추진하였음에도 직원들의 체감도가 낮아 내실 있는 업무혁신 추진 필요

1. 업무혁신을 위한 다양한 시도가 이루어지고 있다고 생각하는지?

2. 업무방식 중 가장 많이 개선해야 할 분야(방식)은?

	▷ 중복·불필요업무 56% 보고방식 14%, 회의방식 13% 기타 11%, 결재방식 6% 순 → 하단의 2017년 설문조사 결과와 비교했을 때 항목 차이는 있으나, 개선 분야(방식)에 대한 항목별 질문 내용이 유사함 직원 공론화를 통한 과제 선정 및 실행 필요

↳ 참고자료 - 2017년 조직문화 만족도 설문조사결과

질문 : 일하는 방식 중 가장 공감되는 의견은?(개선 의견 통계)

비효율적인 초과근무 개선	회의 및 자료 간소화	불필요한 공문자제	기타
51%	20%	14%	15%

3. 하루 일과 중 가장 많은 시간을 보내는 업무는 ?

	▷ 당면현안(보고서)처리 36% 각종민원 처리 29% 타부서 요구자료 작성 15% 각종회의(주재 지시) 9% 담당업무 연구,토론 7% 순 → 현안업무 처리와 타부서 요구자료 작성 시간을 줄이고 업무에 대한 토론 시간 확보 필요

4. 부서 간 협업이 잘 이루어지고 있는지?

	▷ (매우) 그렇다 25% 보통이다 55% (전혀) 그렇지 않다 20% → 아직까지 많은 직원들이 협업이 잘 이루어지고 있지 않다고 생각하여 문제점 파악 및 해소 방안 마련 필요

5. 업무 노하우나 업무지식 등이 필요한 경우 손쉽게 획득할 수 있는지?

	▷ (매우) 그렇다 18% 보통이다 55% (전혀) 그렇지 않다 27% → 업무지식(노하우) 습득이 쉽지 않다는 의견이 다수로 업무매뉴얼 작성 및 관리 필요

6. 담당 업무에 대한 전문지식을 보유하고 있는지?

	▷ (매우) 그렇다 46% 보통이다 43% (전혀) 그렇지 않다 11% → 업무 지식을 보유했다는 의견이 46%로 보유한 지식에 대한 공유 방안 검토 필요

7. 업무별 매뉴얼 작성 및 관리가 필요하다고 생각하는지?

	▷ (매우) 그렇다 63% 보통이다 27% (전혀) 그렇지 않다 10% → 업무매뉴얼 작성 필요성과 공감대 형성 확인 구체적 방법에 대한 직원 공론 필요

8. 업무 관련 수직적 수평적 자유로운 토론문화가 정착되었다고 생각하는지?

	▷ (매우) 그렇다 35% 보통이다 44% (전혀) 그렇지 않다 21% → 자유로운 토론문화 정착을 위한 지속적 노력 필요

9. 상급자나 동료간 칭찬이 업무 능률 향상에 도움이 된다고 생각하는지?

	▷ (매우) 그렇다 81% 보통이다 18% (전혀) 그렇지 않다 1% → 칭찬이 업무추진에 큰 도움이 된다는 의견 다수로, 직원간 긍정적인 소통문화가 업무에 많은 영향을 미치는 것으로 조사됨

10.우리조직 내 칭찬문화가 적절하다고 생각하는지?

	▷ (매우) 그렇다 33% 보통이다 48% (전혀) 그렇지 않다 19% → 칭찬이 업무에 도움이 된다(9번질문) 89% 조직내 칭찬문화가 보통 또는 부정적 66.9%로 칭찬문확 확산에 대한 고민 필요

11. 우리구 정책 수립에 가장 큰 영향을 미치는 그룹은?

	▷ (부)구청장 44%, 과장급 23% 국장급 16%, 팀장급 8% 7급 이하 7% 순 → 업무 혁신에 있어서도 과장급 이상 관리자 역할이 중요

	▷ 6급 33%, 7급 49%, 8급 9%, 9급 4% → 적정 직급은 8급 이하보다 6급과 7급이 적정하다는 의견이 다수로 혁신담당관 선정 시 6급, 7급 권고

12. 혁신담당관 선정 관련 적정 직급은?

□ 항목별 결과(주관식)

	▷ 중복자료 제출(93명) 불필요 업무(34명) 형식적 보고(27명) 잦은 회의(18명) 회의방식(15명) 순 → 객관식 설문결과와 동일순서 중복·불필요업무 56% 보고방식 14%, 회의방식 13% 기타 11%, 결재방식 6%

1. 우리구 업무방식중 가장 많이 개선해야할 분야(방식) 의견

	▷ 수평적·소통문화 (33명) 중복 자료제출 업무 조정(27명) 보고서 양식 간소화(24명) 업무매뉴얼 관리(15명) 부서간 협업(11명) → 수평적 소통문화에 대한 기대 중복자료 제출에 대한 조정 보고서 양식 간소화 업무매뉴얼 관리 필요성 협업강화 등 의견 제시

2. 기타 업무혁신을 위한 의견

Ⅲ		2018 업무혁신 추진전략

비 전		“꼭 필요한 일을 스마트 하게”

직원 공론화로

구체적 업무혁신 실행과제 도출·추진

□월별 업무혁신 중점분야 직원 공론화

구 분	중점 업무혁신 분야(안)
3월	업무매뉴얼 작성 및 활용
4월	중복 · 불필요 업무 줄이기
5월	회의방식, 보고방식(결재방식)
6월	소통·토론 문화 활성화

정확·신속한

업무처리를 도와주는 업무매뉴얼 작성·관리

□업무매뉴얼 관련부서 간담회 및 추진(안) 작성

□추진(안) 공개 및 전직원 의견 수렴후 시행

□업무 인수·인계시 공백 방지 및 업무능률 향상

공감하고 참여하는 업무혁신 분위기 조성

□혁신 분위기 활성화를 위한 혁신담당관 운영

□협업포인트 운영으로 감사와 칭찬문화 조성

□혁신 분위기 조성과 사례중심 혁신교육 실시

추진방법		직원 공론화를 통한 구체적 업무혁신 과제 선정과 추진과정·결과 공개로 직원들이 체감하는 업무혁신 추진

업무혁신 설문결과		지속적 업무혁신 추진에도 직원들의 체감도 낮음 중복·불필요 업무, 보고방식, 회의방식 개선 필요 조직 소통문화, 칭찬문화 개선 필요

Ⅳ		세부 추진계획

직원 공론화로 구체적 업무혁신 실행과제 도출

1

□ 월별 업무혁신 중점분야 선정 및 직원 의견 수렴

상반기 중점분야(안) : 설문결과  업무방식 중 가장 많이 개선해야 할분야

구 분	중점 업무혁신 분야	비 고
3월	업무매뉴얼 작성 및 활용	하반기 중점분야 추후 선정
4월	중복 · 불필요 업무 줄이기
5월	회의방식, 보고방식(결재방식)
6월	소통·토론 문화 활성화

□ 무기명 직원 공론장(사이다 토크방) 운영 : 새올 혁신 & 협치 게시판

월별 중점 업무혁신 분야에 대한 구체적 실행과제 직원의견 수렴

직원 설문결과 의견, 혁신담당관 의견, 타기관 추진 사례 등 참고용 게시

구 분	중점 분야 및 참고 자료
4월	중복 · 불필요 업무 줄이기(예시)
○ 직원의견 : 부재중 업무보고 폐지 → 작성된 주간 업무 활용 보고 · 중요업무는 카톡 등으로 실시간 개별 보고되므로 비효율적임 · (부)구청장, 과장, 팀장 부재 시 작성되므로 상당 시간 소요
○ 타기관 사례 : 행정안전부, 서울시, 강원도, 충청남도 등 폐지

□ 우선 추진 실행과제 선정 및 관련부서 검토

직원 설문조사를 통해 실행 우선과제(3~5개 내외) 선정

관련부서(동) 및 직원(협치팀 등) 간담회 : 실행 가능여부 및 방안 검토

□ 업무혁신 과정 공개 및 사후관리

선정 실행과제 검토결과 구청장 보고, 단계별 새올(혁신&협치 게시판) 공개

추진 실행과제 장 · 단기 분류 및 단기 과제 즉시시행, 장기과제 별도 관리

실행과제 추진 사항 반기별 모니터링(전화, 메신저, 설문 등) 및 결과 공개

정확·신속한 업무처리를 도와주는 업무매뉴얼 작성

2

□ 추진배경

구청장 요청사항(2018. 1. 29.), 지식관리시스템 변경(2018. 2. 1.)

매뉴얼 부재로 인수인계 미흡 및 공백 발생, 기 작성 매뉴얼 관리·활용 미흡

매뉴얼 필요성 공감대는 계속 있었으나 지속 관리 및 활용 저조

舊 업무매뉴얼(로야보물섬), 동업무매뉴얼, 2018 업무혁신을 위한 직원 설문조사 결과 매뉴얼 필요성 (매우)그렇다 63%

구분	120 매뉴얼	동행정 매뉴얼	舊 업무 매뉴얼
작성	2007. 9 〜 2018. 1월	2016. 3 〜 4월	2009. 7 〜 2014. 10월
등록	부서․동 5,863개 업무	11개 분야 108개 업무	651개 부서 개별업무
내용	처리절차 구비서류, 처리방법, 업무설명, FAQ, 특이사항, 첨부서식, 관련법규 등	처리부서, 업무내용, 근거법규, 처리절차, 처리방법, 구비서류, 유의사항 등	처리분류, 업무개요, 관련규정, 구비서류, 참고사항
관리	서울시 응답소 120 (행정포털 > 서울시응답소 > 민원지식 > 표준상담DB관리 >업무매뉴얼)	세올게시판 (행정포털 > 정보광장 > 동행정 매뉴얼)	지식관리시스템(로야보물섬) (행정포털 > 로야보물섬 > 업무편람)
비고	․해당부서 업무만 확인가능 ․120상담원 상담용, 정기적 자료 업데이트 실시	동 공통 업무 등록	2014.11월 이후 신규등록 업무가 없는 등 관리 부실

□ 업무매뉴얼 현황

□ 추진방향

전 직원 해당사항으로 시행 전 충분한 검토 후 시행 필요

매뉴얼 필요성, 작성, 관리 및 활용방법 직원 공론화 의견수렴

⤷ (설문 의견) (부)구청장, 간부 요청사항 추진 시 직원의견 수렴 내실 있는 처리 시 참고

□ 세부 추진계획

관련부서(기획예산과, 자치행정과, 감사담당관,민원여권과) 간담회 : 협치팀(안) 의견수렴

- 새올 게시판 업무자료, 120 업무매뉴얼, 동 업무매뉴얼 지식관리시스템 통합 등록 및 관리

혁신담당관 회의 안건 상정 : 실행(안) 도출

새올 혁신&협치 게시판 공개 : 도출(안)에 대한 직원 의견 수렴

최종(안) 시행 및 추진결과 모니터링

업무처리로 습득된 고유한 지식과 특이사항을 업무 매뉴얼에 업데이트화

공감하고 참여하는 업무혁신 분위기 조성

3

혁신담당관

□ 추진현황 및 개선방향

혁신공감대 형성을 위한 지속적 활동에도 혁신분위기 확산 역할 미흡

그 간 참여인원 : 총150명(’15년 49명, ‘16년 50명, ’17년 51명)

연대를 통한 혁신 필요성 인식 공유로 혁신의 침체 원인 철저 파악

□ 추진내용

혁신 역량 강화 및 혁신 기록 및 관리(지식관리시스템)

– 혁신담당관의 의식 제고 및 역할 정립을 위한 워크숍 및 견학 실시

– 혁신 실행과제 발굴 및 혁신 추진활동 월별 작성 및 제출

직원 무기명 토론방에서 도출된 업무별 실행과제 토의

– 중점 업무혁신 실행과제 진행사항 모니터링 및 의견 제출

– 업무혁신 소속 부서(동) 의견수렴, 타 기관 혁신 사례 발굴 등

혁신담당관 활동 활성화를 위한 인센티브 지원

– 회의 참석시간 상시 학습시간 인정, 우수 혁신 담당관 특별휴가 지급 등

업무혁신의 달인선정

□ 추진방향

업무 달인선정 및 공개로 업무 혁신 분위기 확산

□ 추진내용

자료정리, 사무공간 활용, 문서 작성, 예산절감 등 업무혁신 달인 추천

협치팀이 달인 인터뷰 실시(관련사진, 내용) 및 게시

새올 직원투표 실시 및 선정 부서 간식 지원

달인들의 업무 노하우 공유시간 마련

업무혁신은 관리자로부터 - 관리자 혁신 교육 실시

4

□ 현   황

혁신여건 조성을 위한 노력으로 그동안 혁신담당관과 협업포인트제도를 운영 했으나, 실질적 업무혁신에 대한 직원들의 체감도 낮음.

직급별 조직문화 특성상 수평적 소통문화 조성 및 확산에 어려움 있음.

□ 추진방안 및 내용

업무혁신 분위기 조성에 기관장과 관리자 역할 중요

우리구의 ‘혁신은 관리자로 부터’ 라는 목표로 관리자 혁신 특별교육 실시

6급 이상 관리자 대상 혁신교육 실시

– 간부회의 시 특별강사 초청 혁신교육 실시

–  관리자 업무혁신 교육 및 자유토론 실시(행정지원과 협업)

업무 협업·소통 TF 활성화

5

□ 추진배경

민선6기 동안 부서 간 벽 허물기와 협업 체계 구축 지속 강조

설문결과 부서 간 협업과 업무노하우와 업무지식 획득이 쉽지 않다고 답변

□ 추진내용

협업이 필요한 프로젝트, 시·구 공동 협력 사업, 주민(단체)과 함께하는 민관 협치 사업 등 사업 총괄부서가 TF구성

담당 국장이 TF장이 되고, 총괄부서와 참여부서 담당주무관 실명화로

부서별 업무 간 소통 강화 및 업무 효율성 제고

협업포인트

□ 존중과 배려의 직장 분위기 조성 - 협업 포인트 제도 지속 운영

『동작 협업한 데이』운영 지속화로 즐겁게 일하는 직장 만들기

협업포인트 실적 우수 부서 선정 및 포상

Ⅴ		세부 추진 일정

구 분	세부 추진내역	추진시기	비 고
실 행	사이다 토크방 운영	상반기 매월
	설문조사	매월 말
	중점 과제 선정·추진	매월 초
점 검	추진상황 점검 및 결과 공유	매월	행정포털 (공지사항)
교 육	혁신담당관 교육 및 회의	3월 ~	혁신담당관
	6급이상 관리자 혁신교육	7월 ~	행정지원과협조
선 정	이달의 업무혁신의 달인 선정 및 공개	4월 ~	추천
워크숍	혁신담당관 워크숍	9월

Ⅵ		소요예산

□ 소요예산 : 11,300천원

기획예산과, 지방행정역량강화, 창의구정 운영, 업무혁신 문화조성

Ⅶ		행정사항

□ 업무혁신 실행과제 추진관련 협조 -------------------------- 관련부서

과제별 TFT 구성 및 운영 예정

□ 혁신교육 참석, 혁신담당관(회의 참석 및 활동) ----------- 전부서(동)

□ 혁신담당관 학습시간 인정 및 특별휴가 -------------------- 행정지원과

□ 간부 혁신 교육 ------------------------------------------ 행정지원과