개인정보파일 정비 및 등록 방법

□ 개  요

1. 추진근거

○ 개인정보보호법 제32조 및 시행령 제34조(개인정보파일의 등록 및 공개)

개인정보파일 : 일정 규칙에 따라 체계적으로 배열하거나 구성한 개인정보의 집합물(개인별 업무분장 또는 정보시스템에서 처리하는 단위업무 수준)

2. 등록 및 공개

○ 등록 : 개인정보종합지원시스템(intra.privacy.go.kr) [붙임2. 등록현황]

○ 공개 : 개인정보 종합포털(privacy.go.kr)

3. 등록 대상 및 제외 대상

○ 등록 대상 : 업무용 PC 및 서버(DB)에서 저장하고 있는 개인정보파일

○ 등록 제외 대상

- 파일등록 제외사항

	파일 등록 제외사항(법 제32조제2항)
1. 국가 안전, 외교상 비밀, 그 밖에 국가의 중대한 이익에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 2. 범죄의 수사, 공소의 제기 및 유지, 형 및 감호의 집행, 교정처분, 보호처분, 보안관찰처분과 출입국관리에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 3. □조세범처벌법□에 따른 범칙행위 조사 및 □관세법□에 따른 범칙행위 조사에 관한 사항을 기록한 개인정보파일 4. 공공기관의 내부적 업무처리만을 위하여 사용 되는 개인정보파일 5. 다른 법령에 따라 비밀로 분류된 개인정보파일

○ 등록 제외 예시

- 임직원 전화번호부, 비상연락망, 인사기록파일 등

- 요금정산, 회의참석자 수당지급, 자문기구운영 등을 위한 개인정보파일

- 공공기관이 처리하는 개인정보 중 「통계법」에 따라 수집되는 개인정보파일

- 공중위생 등 공공의 안전과 안녕을 위하여 긴급히 필요한 경우로서     일시적으로 처리되는 개인정보파일

- CCTV 개인영상정보 파일

- 자료․물품 또는 금전의 송부, 1회성 행사 수행 등의 목적만을 위하여    운용하는 경우로서, 저장하거나 기록하지 않고 폐기할 목적으로        수집한 개인정보파일 등

□ 개인정보파일 정비 및 등록

1. 주요 정비내용

○ PC 등에 보관된 개인정보파일의 파기 또는 암호화

○ 개인정보종합지원시스템에 개인정보파일 수정(변경, 파기, 신규등록)

2. 정비 절차

○ 부서별 PC내 저장된 개인정보파일 정비 및 전수조사

- PC스캔‘전체검사’ 실행으로 PC내 모든 개인정보파일 검출

☞ 법적근거 또는 정보주체의 동의가 없는 불필요한 개인정보파일 즉시 파기

☞ 법적 근거가 있는 주민등록번호는 암호화 하여 저장

※ 관행적으로 수집‧보유하거나 과다하게 수집‧보유하는 행위 금지

○ 기 등록된 개인정보 파일의 변경·파기 및 신규 등록 [붙임3. 메뉴얼]

- 각 등록된 개인정보파일의 세부항목 중 변경 내용 수정

	세부항목
부서명, 담당자명, 시스템명, 개인정보파일 명칭, 파일운영근거, 파일운영목적, 처리하는 개인정보항목, 수집방법, 보유기간, 보유한 개인정보 정보주체수 등

☞ 처리하는 개인정보항목에 주민등록번호가 있는 경우 파일운영근거에 법조항 기입(법에서 구체적으로 주민등록번호를 허용하는 법조항)

- 기 등록된 개인정보파일중 불필요한 파일 파기

· 중복으로 등록되어 있는 개인정보파일 파기

☞ 동주민센터는 자체적으로 보유하고있는 개인정보파일만 등록·수정하고 그 외 등록되어있는 개인정보파일을 파기

· 전자파일이 아닌 출력된 개인정보파일 파기

- 개인정보 파일 신규 등록

· 개인정보파일 등록대상으로 미등록한 파일 등록

3. 추진 일정

○ 개인정보파일 일제 정비 기간 :‘17. 5. 31.(수) ~ 6. 23.(금)

- 부서별 개인정보파일 정비 및 시스템 등록 : ‘17. 5. 31.(수) ~ 6. 14.(수)

- 등록파일 검토 및 승인 : ‘17. 6. 15.(목) ~ 6. 23.(금)

첨부1.  시스템 등록화면

첨부 2. 세부 항목별 등록 방법

등록사항(항목)		정비 필요 사항(문제점)	정비/등록 방법
개인정보파일을 운용하는 공공기관의 명칭		•약칭을 기재하여 일반인이 알기 어려움	•공식적 전체 명칭을 기록
		•정부조직개편으로 조직코드 및 명칭이 변경됨	•행정자치부에서 일괄 정비한 내용이 정확한지 확인 * 부정확할 경우 연락 후 조치 •조직 명칭이 파일 명칭, 항목 내용 등에 포함된 경우 파일 명칭, 항목 내용 등을 수정한 후 (변경)등록
		•정부조직개편 등으로 1개의 개인정보파일이 2개 이상의 기관으로 분리됨	•최초 등록한 기관이 기존 파일을 삭제하고, 분리된 기관별로 업무에 따라 파일을 정비하여 각각 신규 등록
		•정부조직개편 등으로 2개 이상 기관에서 유사한 개인정보파일을 이관 받은 경우	•이관 받은 파일을 병합하여 1개의 파일로 신규 등록하고 이관 받은 파일은 삭제
부서명		•정부조직개편 등으로 부서 명칭이 변경됨	•현행 부서명으로 (변경)등록
취급담당자		•전보 등으로 취급담당자가 변경됨	•현행 담당자로 (변경)등록
개인정보파일의 명칭		•불명확한 명칭 기재로 내용 파악이 어려움 * 예시 : 회원관리, 등록관리, 대상자관리, 00시스템 등	•소관 단위 업무명 등으로 명확하게 기재 * 예시 : 000홈페이지 회원관리, 000교육생 등록관리, 000대상자 관리 등
		•동일 업무에 대해 기관별 파일 명칭이 상이	•지자체, 학교 등 전국 단일 공통업무 수행기관은 개인정보파일 표준목록에 따라 정비 * 예시 : 시군구 개인정보파일 표준목록 - 지역산업 : 석유판매업관리, 도시가스업관리 등 - 농촌 : 농지원부 관리, 농지취득처분 관리 등 * 시스템 등록 화면 우측상단의 ‘공통 파일목록에서 검색’ 활용
개인정보파일의 운영 근거		•운영 근거를 기재하지 않음 •운영 근거를 불명확하거나 포괄적인 근거를 기재 * 예시 : 업무필요, 업무추진, 홍보, 해당법령, 자체계획 등	•개인정보를 수집‧보유하는 근거(근거 법령과 해당 조항, 정보주체의 동의, 관련 업무명 등)를 기재 * 예시 : 건축법 제00조, 정보주체의 동의, 0000 홍보계획 등
		•고유식별정보, 민감정보에 대한 보유근거를 기재하지 않음	•고유식별정보, 민감정보에 대한 보유근거를 기재 * 예시 : 주민번호 - ○○법 ○조
		•법령 개정, 업무 종료 등으로 운영 근거가 없어짐	•파기 절차에 따라 파기
		•등록 제외대상임에도 잘못하여 등록함	•등록 제외대상 여부를 재확인 후 등록 자료에서 삭제
개인정보파일의 운영 목적		•운영목적을 기재하지 않음 •운영목적을 파일 명칭과 동일하게 기재함	•운영목적을 명확하게 기재 * 예시 : 건축물 심의 결과 통보, 000 관련 정책 홍보 등
개인정보파일에 기록되는 개인정보의 항목		•항목의 일부만 설정	•파일에 포함된 개인정보 항목을 모두 설정 * 예시 : 성명, 주소, 휴대폰번호, 집전화번호, 연령(5개 항목 모두 체크)
		•파일 중에 일부 불필요한 항목이 발생하였으나 계속하여 그대로 보유	•목적달성, 업무환경 변화에 따라 사용하지 않거나 불필요한 항목은 삭제
		•한번 수집된 주민등록번호 등 고유식별번호, 민감정보를 관행적으로 계속 보유	•수집 근거가 명확하지 않은 경우 모두 삭제
개인정보의 처리방법		•처리방법을 기재하지 않거나 ‘기타’로 기재	•개인정보의 처리방법을 알 수 있게, 구체적으로 기재
개인정보의 보유기간		•보유기간을 기재하지 않음 •보유기간을 자의적으로 판단하여 과다하게 장기간으로 설정 * 예시 : 근거도 없이 영구, 준영구 등으로 설정	•개별 법령에 근거가 있는 경우 그에 따라 산정 •법령에 보유기간이 없는 경우, 개인정보보호책임자와 협의하여, 기관장 결재를 통하여 산정 * 표준지침 별표1의 ｢개인정보파일 보유기간 책정 기준표｣, ｢공공기록물 관리에 관한 법률 시행령｣의 ｢기록물관리기준표｣를 상회할 수 없음 •정책고객, 홈페이지 회원 등 홍보 및 대국민서비스 목적의 외부고객 명부는 2년 주기로 재동의 •전체 개인정보가 아닌 개별 개인정보의 수집부터 삭제까지의 주기로 보유목적에 부합된 최소기간으로 설정
		•보유기간이 경과함	•파기 절차에 따라 파기
		•파일 중 일부 항목은 보존하여야 함에도 일괄 파기	•다른 법령에 의하여 보존이 필요한 일부 항목은 다른 항목 분리하여 저장‧관리(등록)하고, 보존이 불필요한 항목은 삭제
개인정보를 통상적 또는 반복적으로 제공하는 경우	제공받는 자	•제공하면서도 미기재 •제공받는 자를 일부만 기재	•제공받는 자를 모두 기재 * 통상적 또는 반복적은 1년에 1회 이상 제공하는 경우임
	근거	•근거 미기재	•제공하는 근거를 기재
	개인정보의 범위	•개인정보의 범위를 미기재	•제공하는 개인정보 항목을 모두 기재
개인정보파일로 보유하고 있는 개인정보의 정보주체 수		•정보주체 수를 기재하지 않거나 임의로 기재함 * 예시 : 0, 1, 9,999,999 등	•개인정보파일에 기록된 정보주체의 수를 산출해 정확하게 기재
		•지방세 체납자 중 일부가 완납하여 체납자가 아님	•완납한 정보주체 수는 체납자 명단에서는 제외되어야 하므로 해당 내용을 삭제하고 정보주체 수 조정(수정 내용에 대해서는 변경 등록) * 완납자 명단이 다른 법령에 따라 일정기간 보존하여야 할 경우에는 별도 구분하여 보존
타 정보 시스템과의 연계 여부		•기재하지 않음	•연계여부 설정 및 연계되어 있는 개인정보 건수 입력
해당 공공기관에서 개인정보 처리 관련 업무를 담당하는 부서	범위	•범위를 기재하지 않거나 ‘기타’ 등으로 기재	•공동사용 부서별로 업무 취급 범위를 명확히 기재
	공동사용부서	•공동사용 부서를 기재하지 않거나 일부만 기재함	•공동사용 부서를 모두 나열하여 기재
		•조직개편 등으로 부서명이 변경됨	•현행 부서명으로 (변경)등록
개인정보의 열람 요구를 접수‧처리하는 부서		•기재하지 않음 •알아볼 수 없게 약칭으로 기재	•법 제35조에 의거 정보주체가 본인의 개인정보를 열람, 정정‧삭제, 처리정지 등을 요청할 수 있도록 지정된 부서를 기재
		•조직개편 등으로 부서명이 변경됨	•현행 부서명으로 (변경)등록
개인정보파일에서 열람을 제한하거나 거절할 수 있는 개인정보의 범위 및 그 사유	개인정보의 범위	•범위를 기재하지 않거나 불명확하게 기재 * 예시 : 타인 열람 제한, 있음 등	•개인정보파일에서 열람 등이 제한되는 개인정보 항목을 모두 기재
	사유	•사유를 기재하지 않거나 불명확하게 기재 * 예시 : 타인 열람 제한, 있음 등	•열람을 제한하는 사유를 명확히 기재 - 법률에 따라 열람이 금지되거나 제한되는 경우 - 다른 사람의 생명ㆍ신체를 해할 우려가 있거나 다름 사람의 재산과 그 밖의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있는 경우 - 다음 업무를 수행할 때 중대한 지장을 초래하는 경우 ㆍ조세의 부과ㆍ중수 또는 환급에 관한 업무 ㆍ학교 등 교육기관에서 성적평가 또는 입학자 선발에 관한 업무 ㆍ학력ㆍ기능 및 채용에 관한 시험, 자격 심사에 관한 업무 ㆍ보상금ㆍ급부금 산정 등에 대하여 진행 중인 평가 또는 판단에 관한 업무 ㆍ다른 법률에 따라 진행 중인 감사 및 조사에 관한 업무