등록번호

민원여권과-1481

주무관

민원행정팀장

민원여권과장

행정관리국장

부구청장

등록일자

2017.1.23.

최성렬

하지현

엄영희

박희균

전결 01/24

황치영

결재일자

2017.1.24.

공개구분

대시민공개

협조

2017년도 기록관 운영 종합계획

행정관리국

민원여권과

						목 차

Ⅰ. 기록관 운영현황	1

1. 목표	1

2. 주요임무	1

3. 일반현황	2

4. 추진성과	3

Ⅱ. 2017년도 목표 및 전략	5

Ⅲ. 주요사업 및 세부추진계획	6

1. 처리과 변경이력 기록관리시스템 탑재	6

2. 기록관리기준표 작성․고시	6

3. 기록관리시스템 유지보수	7

4. 기록관 항온항습기 유지보수	8

5. 기록물 정리 및 생산현황통보	8

6. 기록물 평가 및 폐기	9

7. 비밀 해제 기록물 기록관 이관	10

8. 기록관 항균 소독	10

9. 기록관리시스템 보존포맷 변환	11

10. 기록물 공개재분류	12

11. 기록물관리 실태점검	12

Ⅳ. 주요 추진일정	14

2017년도 기록관 운영 종합계획

「공공기록물 관리에 관한 법률」에 따라 투명하고 책임 있는 행정 구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 도모하기 위해 2017년 기록관 운영 종합계획을 수립하고 체계적인 기록물 관리 업무에 만전을 기하고자 함

14 -

Ⅰ		기록관 운영현황

1.		목 표

□ 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용 도모

□ 체계적인 기록물관리를 통한 투명하고 책임 있는 행정 구현

2.		주 요 임 무

□ 기록물관리에 관한 기본 계획 수립·시행

□ 기록관리기준표의 체계적 관리 및 합리적 운용

□ 기록관리시스템 구축 및 효율적 운용

□ 기록물 생산·이관·평가·폐기 등 기록물관리 프로세스 이행

□ 비공개기록물의 공개재분류 등 기록물 최대 공개 실현

□ 기록물관리 업무에 대한 지도․감독 및 지원

□ 비전자기록물의 전자화 등 기록정보서비스 활성화

3.		일 반 현 황

□ 기록관 현황

구분	위치	면적	보존문서	비고
기록관	본관 지하1층	100.4㎡(약30평)	13,497권	중요기록물 보존
※ 기록관의 시설·장비 및 환경기준 : 종이기록물 10,000권당 99㎡

□ 기록관 장비 현황

구분	공기조화설비	온습도계	소화설비	보안장비	소독장비	비고
기록관	항온․항습장치	설치	가스식 자동소화시설	CCTV	자동분사식
※ 기록관의 시설·장비 및 환경기준 : 종이기록물 보존환경 유지 온도(18~22℃)·습도(40~55%)

□ 기록관 종이기록물 현황 (단위:철)

구분	계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년	비고
기록관	13,497	1,980	11,517	-	-	-	-	-	중요기록물
※ 기록물 전산화 완료 후 보존매체수록 ⇒ 공공기록물 관리에 관한 법률 제21조에 따라 이중보존

□ 기록관리시스템 전자기록물 현황 (단위:철)

구분	계	영구	준영구	30년	10년	5년	3년	1년	비고
총계	237,855	6,520	47,301	1,885	10,688	69,199	62,973	39,289
전자문서	223,106	3,751	35,321	1,885	10,688	69,199	62,973	39,289	`99~`12 전자문서
전산화문서	14,749	2,769	11,980	-	-	-	-	-	전산화 구축 문서

4.		추 진 성 과

□ 중요기록물 전산화 사업 (2007~2011)

О 2004년 이전 생산된 중요기록물 DB구축 완료 및 업무담당자 서비스 실시

О 건축허가 문서, 토지대장, 퇴직자 인사기록카드, 보상 문서, 구보 원본 등

О 원본 데이터는 광파일(CD형) 제작하여 종합문서고 이중캐비닛 보관

О 원본 기록물은 최적의 기록물 보존환경을 갖춘 종합문서고 이관 후 보존

퇴직자 인사기록카드 (1962)	구보 1호 (1988)	건축허가 문서 (1998)

□ 기록관리시스템 구축 및 전자기록물 이관 (2010~2013)

О 기록관리시스템 표준모델 S/W 설치 및 운용환경 구축

О 자료관시스템 및 전자문서시스템 전자기록물 기록관리시스템으로 이관 완료

О 업무관리시스템 전용 대용량송수신 S/W 1식 구매 및 설치

기록관리시스템	기록물 검색	기록물 열람

□ 기록관(종합문서고) 인프라 구축 및 보존환경 개선

О 기록물의 안전한 보존․관리 체계 확립을 위해 기록관 설치 (2007)

О 기록물 배치 공간 부족으로 모빌랙 추가 설치 (2010)

О 기록관 항균 소독으로 기록물 위해요소 제거 등 보존환경 최적화 (2012~)

О 기록관 온·습도의 안정적 관리를 위해 항온항습기 유지보수 시행 (2016~)

О 기록관 수용능력 한계 도달로 기록관 공간 추가 확보 추진계획 수립 (2016)

기록관	서가	기록물 보존·관리

□ 기록물관리 기반 강화를 위한 자치법규 수립

О 「서울특별시 중구 기록관 운영 규칙」 제정 (2012.06.12. 규칙608호)

□ 체계적인 기록물관리 프로세스 이행

О 기록물 정리 및 생산현황 취합결과 영구기록물관리기관 통보

О 일반문서로 재분류된 비밀기록물 기록관(종합문서고) 이관

О 폐기대상 기록물 보존가치 평가 및 기록물 폐기시 파쇄 실시

О 전부서 기록물관리 실태점검 결과통보 및 미흡사항 개선

О 전부서(동) 보관중인 비전자기록물을 대상으로 전수조사 실시

О 기록관 주요기록물의 보안 및 재난대비계획 수립

О 기록물 유형별 공개재분류 기준서 작성 및 공개재분류 결과 공표

О 기록관 보유기록물의 이상유무 확인 등 정수점검 실시

Ⅱ		2017년도 목표 및 전략

목표		투명하고 책임 있는 행정구현 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용

추진 전략		◈ 기록물관리 기반 강화 및 기록물 보존환경 최적화 ◈ 기록관리 프로세스에 따른 체계적 업무 추진

중점 추진 과제		기록물관리 기반강화	ㅇ 기록물관리의 근간인 기록관리기준표 작성 및 고시 ㅇ 조직변경이력 자료조사 및 기록관리시스템 검색기능 탑재
		보존환경 최적화	ㅇ 기록관리시스템의 유지보수 ㅇ 기록관(종합문서고) 항온항습기 유지보수 ㅇ 중요기록물 직접소독(일시소독) 실시 ㅇ 기록관(종합문서고) 상시소독 체계 구축
		체계적 프로세스 이행	ㅇ 기록물 정리 및 생산현황 국가기록원 통보 ㅇ 보존기간 경과 기록물 평가 및 폐기 수행 ㅇ 일반문서로 재분류된 비밀기록물 기록관 이관 ㅇ 기록정보의 적극적 공개를 위한 비공개기록물 공개재분류 ㅇ 보존기간 30년 이상 기록물 보존포맷 변환
		올바른 기록관리 환경조성	ㅇ 전부서(동) 기록물관리 실태점검 실시 ㅇ 기록물 관리 문제점 도출 및 개선방안 마련

Ⅲ		주요사업 및 세부추진계획

1.		처리과 변경이력 기록관리시스템 탑재

□ 추진개요

О 추진기간 : 2017. 1. ~ 2017. 2. [총2개월]

О 추진방법 : 처리과 변경이력 조사 및 기록관리시스템 탑재

□ 추진내용

О 처리과명(조직도포함), 처리과코드, 신설기준일, 변경기준일, 변경 전 처리과, 변경 후 처리과 등 처리과 변경 이력 자료조사

О 기록관리시스템 처리과 변경 이력 검색기능 탑재 및 업무담당자 활용

□ 추진일정

О 2017. 1. : 처리과 변경 이력 자료조사

О 2017. 2. : 기록관리시스템 처리과 변경 이력 검색기능 탑재

2.		기록관리기준표 작성·고시

■ 기록관리기준표란?

공공기관에서 생산한 기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위과제별로 관리 기준을 제시한 표. 공공기관의 업무과정을 분류한 정부기능분류체계(BRM) 상의 단위과제에 보존기간, 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당여부, 공개여부 등의 기록관련 기준정보를 부여

※ 기록물 분류체계 연혁 ※
구전자문서시스템 (2004. 1. 1. 이전)	➜	전자문서시스템 (2004.1.1 ~ 2012.9.30)	➜	업무관리시스템 (2012.10.1. 이후)
↓		↓		↓
공문서분류번호및보존기간표	➜	기록물분류기준표	➜	기록관리기준표

□ 추진개요

О 추진기간 : 2017. 2. ~ 2017. 12. [총11개월]

О 추진대상 : 전 부서(동)

□ 추진내용

О 업무와 연계된 분류체계(BRM)에 맞춰 단위과제별 기록물 보존기간 정비

О 국가기록원 협의 완료 후 구보 또는 홈페이지에 고시

□ 추진일정

О 2017. 2. : 기록관리기준표 작성 지침 시달 및 처리과 의견 취합

О 2017.10. : 기록물관리전문요원 검토 및 국가기록원 협의 요청

О 2017.12. : 국가기록원 기록관리기준표 협의결과 통보

О 2018. 1. : 기록관리기준표 고시(구보 또는 홈페이지)

3.		기록관리시스템 유지보수

□ 사업개요

О 사업기간 : 계약일 ~ 2017. 12.

О 사업대상 : 서울시 통합 기록관리시스템 S/W, H/W

О 소요예산 : 11,734천원

О 예산과목 : 민원여권과, 주민행정편의도모, 민원편의제공, 기록관운영,

자치단체등이전, 자치단체간부담금

□ 사업내용

О 보존포맷, 문서보안, 검색엔진, 대용량송수신 등 기록관리시스템 S/W 유지보수

О 기능추가개발 및 커스터마이징을 통한 기록관리시스템 사용환경 개선

□ 기대효과

О 기록관리시스템의 무중단 고품질 서비스 제공을 통한 신뢰성 향상

О 정기예방점검 및 장애발생시 상시 복구체계를 확보하여 시스템의 안정적 운영

4.		기록관 항온항습기 유지보수

□ 추진개요

О 추진기간 : 계약일 ~ 2017. 12.

О 추진대상 : 구청 지하1층 기록관(종합문서고) 內 항온항습기 1대

О 소요예산 : 880천원

О 예산과목 : 민원여권과, 주민행정편의도모, 민원편의제공, 기록관운영,

일반운영비, 사무관리비

□ 추진내용

О 예방정비 : 분기별 1회 정기점검 [총4회]

О 사후정비 : 장애 발생 시 긴급지원 및 장애처리

О 응급처치 및 장비조작법 숙련 등 기술지원

□ 기대효과

О 정기점검 및 장애발생시 긴급지원으로 항온항습기의 안정적 가동

О 정상적인 온·습도 유지로 기록물 보존환경 최적화

5.		기록물 정리 및 생산현황통보

□ 추진개요

О 추진기간 : 2017. 2. ~ 2017. 8. [총7개월]

О 추진대상 : 2016년도 생산․접수한 기록물

О 추진방법 : 국가기록원, 2017년 기록물 관리지침에 의거

□ 추진내용

О 기록물 관리지침에 따라 기록물 등록, 편철 등 정리

О 기록물 생산현황 취합 및 국가기록원 통보

□ 추진일정

О 2017. 2. : 전 부서(동)별 기록물 정리 시행

О 2017. 5. : 전 부서(동)별 기록관으로 기록물 생산현황 제출

О 2017. 8. : 생산현황기록관 취합 후 국가기록원 통보

6.		기록물 평가 및 폐기

□ 추진개요

О 추진기간 : 2017. 2. ~ 2017. 6. [총5개월]

О 추진대상 : 보존기간 10년 이하 기록물 중 2016년 보존기간 만료된 기록물

О 소요예산 : 200천원

О 예산과목 : 민원여권과, 주민행정편의도모, 민원편의제공, 기록관운영,

일반운영비, 사무관리비

□ 추진내용

О 보존기간이 만료된 폐기대상 기록물 선별

О 처리과 의견조회 및 기록물관리전문요원 심사

О 기록물평가심의회 심의 후 기록물 폐기

□ 추진일정

О 2017.  2. : 전 부서(동)별 폐기기록물 목록 취합 및 처리과 의견조회

О 2017.  5. : 기록물관리전문요원 심사

О 2017.  6. : 기록물평가심의회 개최

О 2017.  6. : 기록물 폐기 대행업체 선정 및 폐기 실시

7.		비밀 해제 기록물 기록관 이관

□ 추진개요

О 추진기간 : 2017. 4월 중

О 추진대상 : 비밀기록물 생산부서

О 이관장소 : 구청 지하 1층 기록관(종합문서고)

О 이관대상 : 비밀이 해제된 기록물, 비밀보호기간이 30년 이상인 비밀기록물

□ 추진내용

О 비밀기록물 이관 절차에 대한 교육 실시

О 비밀재분류 → 비밀관리기록부 이력기재 → (비밀기록물 봉인) → 기록관 이관

О 이관 받은 비밀기록물을 기록관(종합문서고) 이중캐비닛에 관리

8.		기록관 항균 소독

□ 사업개요

О 사업기간 : 2017. 5월 중

О 사업대상 : 종합문서고 및 준영구 이상 보존기록물

О 소요예산 : 2,900천원

О 예산과목 : 민원여권과, 주민행정편의도모, 민원편의제공, 기록관운영,

일반운영비, 사무관리비

□ 사업내용

О 일시소독

- 중요기록물 미세먼지 분진제거 및 초미립 분사를 통한 직접소독 실시

- 기록관(종합문서고) 공간 및 서가에 천연항균약품 집중소독 실시

О 상시소독

- 곰팡이 및 공중부유세균 방지를 위한 상시소독제품 구매

- 항균제 및 천연살충제 1년분 구매 후 자동분사

□ 기대효과

О 기록물 위해요소 제거를 통한 기록물 보존환경 최적화

О 중요기록물의 부식 및 훼손 방지로 안전한 보존 및 열람 환경 제공

9.		기록관리시스템 보존포맷 변환

□ 추진개요

О 추진기간 : 2017. 7. ~ 2017. 9. [총3개월]

О 추진대상 : 전자기록생산시스템으로부터 인수한 보존기간 30년 이상 기록물

□ 추진내용

О 문서보존포맷 변환

- 전자기록물건에 포함된 전자파일(본문, 첨부)을 대상으로 변환

- 문서형식이 아닌 시청각 유형(동영상, 음성 파일 등)이나, PDF·EXE 등은 변환 대상에서 제외 처리 (사유 자동 입력)

- 손상된 파일, 압축파일, 해독 불가한 비밀번호 포함 등 가독이 불가능한 파일은 변환 불가 처리 (사유 직접 입력)

О 장기보존포맷 변환

- 전자기록물 및 비전자기록물 모두의 기록물 철과 건을 각각 장기보존포맷으로 변환

□ 추진일정

О 2017.  8. : 보존포맷 변환 대상 기록물 문서보존포맷 변환

О 2017. 10. : 보존포맷 변환 대상 기록물 장기보존포맷 변환

10.		기록물 공개재분류

□ 추진개요

О 추진기간 : 2017. 7. ~ 2017. 12. [총6개월]

О 추진대상 : 기록관리시스템으로 이관된 보존기록물 중 5년이 경과된

비공개 기록물

□ 추진내용

О 업무단위별로 작성하는 것을 원칙으로 공개재분류 기준서 작성

О 기록물 건별 기록물 공개여부 검토서 작성 및 처리과 의견조회 실시

О 처리과 의견 검토·조정 후 공개여부 확정 및 결과 공표

□ 추진일정

О 2017.  7. : 기록물 유형별 공개재분류 기준서 및 검토서 작성

О 2017. 10. : 기록물 공개여부 처리과 의견조회 실시

О 2017. 11. : 서울특별시 중구 열린정보공개시스템을 통해 결과 공표

11.		기록물관리 실태점검

□ 추진개요

О 추진기간 : 2017. 10. ~ 11. [총2개월]

О 추진대상 : 전 부서(동)

О 점검인원 : 민원행정팀장, 기록물관리전문요원 등 4명

□ 추진내용

О 비전자기록물의 정리 및 편철 등 관리상태 점검

О 서고 환경 및 기록물 서가배치 보존상태 점검

О 보존 필요성이 없는 폐기대상 기록물의 비치여부 점검

О 생산의무 대상 기록물 등 주요기록물 등록여부 점검

□ 추진일정

О 2017. 10. : 1차 전 부서(동)별 자체점검

О 2017. 10. : 2차 총괄부서 현장방문 확인 및 점검

О 2017. 11. : 점검결과 미흡사항 발생 시 전 부서(동)별 시정조치

Ⅳ		주요 추진일정

연번

주요업무

1월

2월

3월

4월

5월

6월

7월

8월

9월

10월

11월

12월

1.

처리과 변경이력

기록관리시스템 탑재

2.

기록관리기준표

작성·고시

3.

기록관리시스템

유지보수

4.

기록관 항온항습기

유지보수

5.

기록물 정리 및

생산현황통보

6.

기록물 평가 및

폐기

7.

비밀 해제 기록물

기록관 이관

8.

기록관 항균 소독

9.

기록관리시스템

보존포맷 변환

10.

기록물 공개재분류

11.

기록물관리 실태점검