문서번호	공동주택과-19898
결재일자	2016.10.31.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

				시 민
★임용후보자	실태조사1팀장	공동주택과장		주택건축국장
오윤경	권영섭	진경식		10/31 정유승
협 조
	주무관		강성수

同幸․相生 2016년 맑은 아파트 만들기

공동주택 관리실태 기획조사 결과 보고(10월)

2016. 10.

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
시민 참여	● 시민 의견 반영 및 사업 참여 방안을 검토하였습니까? 예) 청책토론회, 설문조사, 시민공모 등	□	■
전문가 자문	● 관련 전문가 의견을 반영하였습니까? 예) 자문위원회 개최, 타당성 검토, T/F 운영 등	□	■
갈 등	● 이해 당사자 간 갈등발생 가능성을 검토하였습니까? 예) 주택가 공공주차장 조성, 택시 불법영업 단속 등	■	□
사회적 약자 배려	● 사회적 약자에 대한 배려를 검토하였습니까? 예) 여성, 아동, 장애인, 한부모 가정 등	□	■
선거법	● 공직선거법에 저촉 여부를 검토하였습니까? 예) 홍보물 배포, 표창수여, 경품지급, 기부행위 등	■	□
안전	● 시민 안전 위험요인과 안전대책을 검토하였습니까? 예) 장소·시설물 점검, 안전관리 인력확보 등	□	■
타 기관	● 타 기관 협의·협력(타 자원 활용 등)을 하였습니까? 예) 중앙부처, 타 지자체, 투자·출연기관, 민간단체 등	■	□
홍 보	● 사업홍보 방안을 검토하였습니까? 예) 보도자료, 기자 설명회, 현장 설명회 등	■	□
바른 우리말	● 서울시 행정 순화어 목록을 확인하였습니까? 예) 별첨, 첨부 ⇒ 붙임, 가이드라인 ⇒ 지침 등	■	□

목     차

	Ⅰ		조사 개요	1
	Ⅱ		조사 결과 총괄	2
	Ⅲ		주요 지적 사례	3
		□ 공사․용역 분야 ................................... 3 □ 장기수선계획(장기수선충당금) 분야 ............ 5 □ 회계 분야 .......................................... 6 □ 기타 분야 ...........................................7
	Ⅳ		향후 계획	10

Ⅰ. 조사 개요

□ 조사 기간

일 정	추진사항	기간	비 고
`******************	예비 조사	3일	사전 조사 및 조사장 준비
`******************	본 조사	5일	****************

□ 조사 대상 : 1개단지

자치구	단지명	위 치	준공년도	세대수	선정사유
**	******	**************	****	***	*************************************************

□ 조사 방법 : 시․구 공무원 및 외부전문가 합동 조사

□ 조사범위 : 2013년 이후 처리한 공동주택관리 업무 전반

□ 조사 내용

○ 관리비·사용료·잡수입 부과 및 징수 실태, 예산회계 운영 적정성

○ 외부 회계감사 지적사항 개성여부 확인

○ 공사·용역 등 입찰과정 적정여부 및 공사관리·감독 실태

○ 장기수선계획 검토·조정 및 장기수성충당금 집행 실태

○ 관리비 낭비 요소 제거 방안 및 우수 사례 적극 발굴

조사의 기본방향

◊ 공사․용역 분야, 장기수선계획 분야 등 사례분석을 통하여 공동주택 관리 갈등구조 근원적 해결 방안 모색

◊ 입주민 실생활과 밀착된 관리비의 낭비 요소를 적출하여 주민 관심 및 참여를 유도하고, 규정이 미흡한 사항은 제도개선 적극 추진

Ⅱ. 조사 결과 총괄

	총 평
************************************************************************************************** ********************************************************************************************************************************************************************************************************************

□ 조사결과 : 총 32건

	분야별 주요 내용
*************** ****************************** ****************** ************************ ********************* *************************************** ************* ***************** ********************* ************** ******************************** ****************** *******************************

□ 적출사항 처분의견(총 **건)

단 지 명	계	행정지도	시정명령	과태료	고발	비고
******	**	*	**	*

Ⅲ. 주요 지적 사례

1		공사․용역 분야

1. CCTV 추가설치 공사 업무처리 부적정

❍ ************************ 진행하면서 공사완료 후에는 원활한 유지관리를 위하여 카메라 및 DVR, 케이블 포설 루트를 용이하게 파악할 수 있도록 공정별 사진첩이 포함된 준공 설계도서 및 “공사원가계산서” 형식으로 작성한 산출내역서를 보존의무, 준공검사 의무, 현장대리인 선임의무 등 관리주체의 공사에 대한 의무를 소홀히 함.

❍ 1년으로 하게 되어있는 하자이행 기간을 2년으로 과도하게 제한하였으며 낙찰자를 최저가 업체로 선정하면서 “시공능력평가액확인서” 및 “사업자가 보유한 법정 기술인력. 시설. 장비현황” 등 적격심사에 적용하는 서류를 받아 과도하게 제출받음.

2. 하자보수보증금 용도외 사용 및 사용신고 미이행

❍ 입주자대표회의등은 *******************************************을 하여 *********************************************************************************하였으며, 그 사용내역을 구청장에 신고하지 않았음.

3. 승강기비상통화장치 및 비상전원장치 설치공사 업무처리 부적정

❍ *******************는 정보통신설비에 해당하므로 정보통신공사업자에게 발주하여야 함에도 입찰공고문에는 자격제한을 하지 않아 무면허 업자가 시공하여 입찰 절차가 부적합함.

❍ 관리주체의 업무 중 시공품질 향상을 위하여 공사 시방서를 작성 배부하여야 하나, 배부하지 않았고, 계약 및 준공시 필요한 서류도 공사업자로부터 제출받지 않았으며, 공사 완료 후 준공검사도 시행하지 않았음.

4. 지하주차장 LED 조명 교체공사

❍ *****************는 누전으로 인한 화재 및 단전, 감전 등 안전사고가 발생할 수 있는 공사로서 관리주체는 이를 예방하기 위해서 작업 후 회로별 절연저항 측정 및 결선상태 이상 유·무 등을 확인하여야 함에도 이를 하지 않았고, 공사업자로부터 준공요청을 받은 후에는 준공검사를 실시하여야 함에도 실시하지 않았음.

❍ 또한, 현장대리인을 상주하도록 하였지만 상주하지 않고 있으며, 일일작업 및 작업예정사항, 시행방법 등의 작업일지를 감독관에게 제출하도록 하였으나 제출받지 않아 공사 감독의 업무를 태만히 함.

❍ 동 공사는 “공사원가계산서” 형식으로 작성한 산출내역서를 제출 받아야 함에도 업체에서 제출한 견적서로만 처리하였고, 조달청 또는 해당 업체가 소속된 지자체, 관련 협회에서 발행한 것이 아닌 동 공사와 전혀 관련이 없는 한국정보통신공사협회에서 발행한 행정처분 확인서를 *******에게서 제출 받아 업무를 부적절하게 처리함.

5. 공사에 대한 관리주체의 업무 소홀

❍ 공사에 대한 입찰관리 의무가 있음에도 공사를 진행한 사업자는 공사 입찰금액 산정시 물량산출 조서를 작성하여 자재비 및 인건비 산정하지 않고 표준시장 단가 적용으로 적정 공사비 증가가 발생하여 이에 대한 관리 의무를 소홀히 함.

❍ 또한 관리주체는 공사에 대한 준공검사 의무가 있음에도 공사진행에 따른 적용 공법, 진행관계(공정표) 등 공정관리, 품질관리, 안전관리, 환경관리, 민원관리, 원가관리 측면에서의 시공계획서가 없고 공사 전,중,후 사진대지를 작성하여 공사 준공 검사시 활용은 물론 시설물 유지관리적 측면에서 보관하여야 하나 자료가 없음, 또한 준공검사원 및 준공도서가 없는 상태라서 이에 대한 의무를 소홀히 함.

6. 주택관리업자 및 사업자 선정 지침(국토부 고시, 이하 “지침”) 위반

1) 공개경쟁입찰에 의하지 않고 수의계약

❍ 공사 및 용역 등의 금액이 200만원(부가가치세를 제외한 금액) 이상인 경우 경쟁입찰의 방법으로 사업자를 선정하여야 하나 해당 아파트 관리주체는 *************************** 선정시 공개경쟁입찰에 의하지 않고 입주자대표회의 승인도 거치지 않은 채 수의계약 체결.

2) 기존 용역 업체와 재계약시 사업수행실적 평가 생략

❍ 계약기간이 만료되는 기존 용역 사업자의 사업수행실적을 평가하여 다시 계약이 필요하다고 입주자대표회의에서 그 구성원 과반수의 찬성으로 의결하는 경우에 한하여 재계약이 가능함에도 이를 행하지 아니하고 재계약을 체결.

3) 과도한 입찰참가 자격 제한

❍ 제한경쟁 공개입찰 공고 시 “사업실적, 기술능력, 자본금” 외 추가제한을 하는 등 관련규정보다 과도하게 입찰참가자격을 제한하여 입찰공고 후 사업자를 선정함.

7. 계약관리 부적정

❍ 공사상의 하자보수보증금을「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」에서 정하는 비율에 따라 예치하여야 함에도 불구하고  *******와 음식물쓰레기 집하장 공사 계약 체결시의 하자보수보증금을 미예치함.

2		장기수선계획․장기수선충당금 분야

1. 장기수선충당금 매월 적립금액 부적정

❍ 장기수선계획과 관리규약에 따르면 매월 세대별로 ㎡당 ******원과 ******원의 장기수선충당금을 적립해야 하나 실제 징수 금액은 매월 ㎡당 ******원을 세대별로 부과·징수 하고 있음.

2. 장기수선계획 변경 없이 장기수선공사 시행

❍ *************** 추가설치에 대한 사항을 장기수선계획에 반영하지 않고 *********************와 ********* 계약을 체결하고 공사대금 *********** 중 **********을 장기수선충당금으로 지출함.

3. 장기수선충당금 사용계획서 미작성 등

❍ *****************************************의 장기수선충당금을 사용하면서 장기수선충당금 사용계획서를 작성하여 입주자대표회의에 안건으로 상정하여 그 구성원 과반수의 찬성으로 의결한 사실이 없음.

4. 장기수선 공사비를 타계정으로 집행

❍ 장기수선충당금으로 지출하여야 할 *********** 설치 공사비, *********공사비 등을 소유자와 사용자가 함께 부담하는 수선충당금, 주차충당금 등에서 지출

3		회계 분야

1. 하자보수소송 관련비용을 관리비에서 집행

❍ 하자소송은 구분소유자의 재산권에 관련된 사항이므로 이에 소요되는 비용은 소유자의 부담으로 집행하거나 하자보수보증금을 사용하여야 하나 당해 아파트는 관리비에 반영되는 항목인 잡지출, 소모품비, 도서인쇄비 등을 사용하거나 예비비 적립금을 사용하여 하자보수관련비용을 지출하였으며, 또한 예비비의 집행내역을 통합정보마당등에 공개하지 않았음.

2. 퇴직급여충당금 과다적립

❍ 퇴직급여충당금을 계속근로기간 1년에 대하여 30일분 이상의 평균임금으로 하지않고,**************으로 매월 적립하고 있으며, 1년미만 근무자의 퇴사로 지급의무가 없어진 퇴직급여충담금을 차감반영하지 않고 실제 퇴사시 지급된 퇴직금만 퇴직급여충당금에서 차감하고 있음.

3. 대표회의 운영비, 공동체활성화단체 지원금 정산관련

❍ 입주자대표회의 운영비 및 부녀회 지원금을 매달 정액으로 지급한 후 실제 사용하고 남은잔액을 관리비계좌 외 별도계좌로 관리하고 있으며, 그 실제 사용내역을 게시판, 통합정보마당에 공개하지 않았음.

4. 회계처리기준 및 예산편성관련

❍ 대표회의시 간식대, 임시대표회의 출석수당(대표회의운영비), 선거관리위원회 식대(선거관리운영비), 관리직원 명절위로금·휴가비, 체력단련비(인건비)를 잡비 또는 잡지출 계정으로 회계처리하였으며 입주자대표회의 운영비 사용 규정에 근거가 없어 관리비로 지출할 수 없는 입주자대표회의 송년회비용을 매년 잡지출계정으로 지출하고 있음.

5. 회계감사 지적사항 미이행

❍ 공동주택관리 회계처리기준 제77조(운영수익) 따라 주차장 수익, 임대료수익, 검침수익, 기타운영수익(휘트니스수익)은 관리외수익으로 계상하여야 함에도 불구하고 상기 수입항목에 대하여 수익을 계상하지 않고 입금시 해당 항목의 충당부채로 계상하고 있음.

6. 입주자대표회의 출석수당 초과지급

❍ 신당푸르지오 아파트 관리규약 제32조에 따르면 입주자대표회의 출석수당은 *******************을 초과할 수 없다고 규정하고 있음에도 해당 아파트는 정기회의는 정기회의출석수당으로, 임시회의는 잡지출 계정으로 하여 *************************의 출석수당이 지급되어 출석수당 지급한도를 *******함.

7. 예비비 집행 부적정

❍ *******************************을 대납한다는 ************ 입대의 의결을 근거로 하여 ***************을 지출하면서 관리비 부과내역서 등에 관련내용을 공개하지 않았음.

8. 잡지출 부적정 집행

❍ 미화원, 경비원의 보수는 경비비, 청소비 용역보수에 이미 포함된 것으로 해당 용역비외에 보수를 별도 지급할 수 없으며, 휴가비를 지급코자 할 경우 경비, 청소용역 계약시 인건비 산출내역에 휴가비가 포함되도록 하여야 함에도 당해 아파트는 매년 7월 중 관리소직원, 경비원, 미화원에 대하여 잡지출을 재원으로 하계휴가비를 지급하고 있음.

3		기타 분야

1. 동별 대표 후보자 구비서류 미비

❍ 선거관리위원회위원장은 동별대표 후보자의 등록서류 신청 시 주택 소유자(공유자 포함)의 배우자 또는 직계존비속이 동별대표 후보자로 등록할 경우 후보자등록신청 구비서류를 확인 접수하여야 함에도, 이를 갖추지 않은 ******************** 동대표 후보자 신청서를 접수하여 동별대표자로 선출한 바 있음.

❍ 또한 동별대표 후보자는 물론 동별대표 후보자에게 자격을 위임한 주택 소유자의 결격사유도 함께 조사하여야 함에도 이에 대한 결격여부는 이행하지 않음.

2. 동별 대표자의 선출을 위한 선거구별 세대수 불균형

❍ 선거구당 세대수가 ***************************와 비교 할 경우 ********가 나고 있어 인구비례의 원칙에 위배되므로 해당 선거구 주민의 의사가 공평하게 반영되도록 선거구를 분할·병합하여 세대수에 비례하게 조정할 필요가 있음

3. 수도요금 부과방법 부적정

❍ 해당 아파트 관리규약에서는 공동 수도료는 월간 실제 소요된 비용을 월간 세대별 사용량에 따라 산정한다고 규정하고 있지만, 당해 아파트 관리주체는 공동 수도료를 세대 수도료에 포함하여 징수하고 있어 세대별로 실제 사용량과 달리 공동 수도료를 부담하고 있음.

4. 입주자대표회의 회의록 작성 부적정

❍ 입주자대표회의에서 처리하는 안건들은 각 안건별로 의결 요건 인원이 다르기 때문에 회의록 작성시 각 안건별 찬성 인원을 명확하게 작성하여 참석한 동별 대표자 전원의 서명을 받은 후 기록관리 보관하여야 함에도, 해당 안건에 대한 찬반 의견 표결에 대한 인원수 기록이 없어 의결요건 충족 여부 확인이 불가능함.

5. 선거관리위원회 위원 위촉 절차 부적정

❍ 선거관리위원회의 위원은 입주자대표회의의 회장이 추천한 자, 통장이 추천한 자, 경로회에서 추천한 자, 자생단체에서 추천한 자 중에서 입주자대표회의의 회장이 균형있게 위촉하고 추천권자가 통보를 받은 날부터 7일 이내에 추천을 하지 아니하는 때에는 공개모집하여 위촉할 수 있다고 규정하고 있지만 추천권자의 추천 여부를 확인하기 위한 관련 서류가 미비하여 확인이 불가능.

6. 관리규약 개정 후 통합정보마당에 미공고

❍ 2013. 5월 개정한 신당푸르지오아파트 관리규약에 대하여 서울시 통합정보마당에 미공고한 사실 있음.

7. 공동주택내 층간소음 관리위원회 미구성

❍ *******************************에서 규정한 층간소음관리위원회를 구성․운영하지 않고, 관리규약에 인원수를 구체적으로 명시하지 않은 사실이 있음.

8. 입주자대표회의 구성 등의 신고 미이행

❍ 해당 아파트 입주자대표회의는 ************ 입주자대표회의 구성 등의 변경을 하면서 시장·군수 또는 구청장에게 신고를 이행하지 않은 사실이 있음.

9. 동별 대표자 중임 제한 위반

❍ 동별 대표자의 임기는 2년으로 하되, 한 차례만 중임할 수 있다고 규정되어 있음에도, 해당 아파트 **********************는 ******************************로서 현재도 활동 중인 사실이 있는바, 이는 동별 대표자 중임 제한에 저촉됨.

10. 안전관리계획 미의결 및 안전관리계획 현황 미공개

❍ 2015년 1월 안전관리계획을 조정하면서 입주자대표회의 의결을 받지 않았으며, 안전관리계획 현황을 게시판, 통합정보마당에 공개하지 않고 입주자등에게 개별 통지하지 않는 등 해당 정보에 대한 공개의무를 소홀히 하고 있음.

11. 관리사무소장 직인 사용 부적정

❍ 관리사무소장으로 배치된 주택관리사는 주택관리사 단체에 직인을 신고하여야하고, 관리주체는 입주자대표회의가 지정하는 금융기관에 예치하여 관리하되, 이 경우 계좌는 관리사무소장의 직인을 사용하여야 함에도, 해당 아파트 관리주체는 관리비 등의 예치·관리를 위한 예금통장에 신고한 직인을 사용하지 않고 있음.

Ⅳ. 향후 계획

□ 조치계획

❍ 조사결과 및 개선사항 주민 홍보(단지 게시)

- 조사결과 주요 지적사항에 대한 포스터 작성ㆍ게시(1개월)

※ 세부내역 : 관리사무소 및 구청 보관‧열람

- 단지별 공동주택통합정보마당에 공개

※ 전체 홈페이지(공지사항 등)에 적출 사례 별도 게시

- 지적사항에 대한 개선내용 게시판 게시(15일)

❍ 시정명령․과태료부과․고발 등 행정처분 및 행정지도

- 각 자치구에 통보하여 해당 자치구에서 조치

□ 추진일정

❍ 실태조사 결과 자치구 통보	: `16. 11월 중

❍ 실태조사 결과 해당단지 통보 및 게시	: `16. 11월 중

- 해당 자치구에서 조사결과 해당 단지에 직접 부착

❍ 해당 자치구 조치사항 점검	: `16. 12월 중

붙임  1. 실태조사 결과 1부.

2. 조사결과 게시용 포스터 1부.  끝.