기록물 평가심의회 회의록(기록관운영규칙 제17조제4항 관련)

제 목	기록물평가심의회		회 차	제1차
일 시	2012.8.23 (목) 14:00~16:00		장 소	서소문청사 소담 매(梅)실
참석자	위 원	오형철(위원장), 권명희(기록정보팀장), 이소연, 임진희
	배석자	이세진(간사), 최동운(전문요원)
회의 진행순서	1. 심의위원 소개 및 개회 2. 폐기절차 및 보존기간 심사결과 보고 3. 2012년도 제1차 폐기대상 기록물 심의
안 건	‘12년 폐기대상 비전자기록물 14,900권의 폐기 및 보존기간 연장여부 심의
위 원 명	발 언 요 지
오 형 철 (위원장)	□기록물철제목만 보고 폐기여부를 평가하는 것이 위험하다고 생각함. 기록물철제목에 지명(地名)만 기재하거나 제목만으로는 관련부서가 아니라고 추정되는 기록물이 있음. □담당자별로도 기록물 관리방식이 달라 어떤 사람은 “조직개편관련철”이라고 하고 조직담당관 기록물을 모두 편철하는 경우도 있음. 실제로는 영구로 분류되어 있는 기록물이 있을 수 있음. □부서기록물의 폐기는 일단 이관을 받아서 현재 전문요원이 부족하지만 문서고 등 일정공간을 확보하고 실물확인하여 검증된 기록물만 폐기하도록 해야 함. □현재 부서보관분은 회계관련 등 단순 행정기록물은 목록만으로 심의하여 폐기하지만, 그 외의 기록물은 이관받아서 단계적으로 폐기 추진하는 것이 타당함. □단순 발령대장, 회계관련 기록물이 하더라도 생산시기가 오래된 기록물은 과거의 업무스타일을 볼 수 있다는 점만으로도 가치가 있음. 이러한 기록물들은 가급적 보존하도록 하는 것이 좋겠음. □시사편찬위원회를 기록물 평가심의에 참여시키거나, 폐기대상 기록물에 대해평가심의 전에 검토기간을 주는 등의 방안을 검토해 볼 필요가 있음. □일단, 현재 폐기심의대상으로 제출된 부서의 폐기목록은 체계적 기록관리가 되지 못한 것을 전제하고 이관 후 폐기여부 검토하는 등 폐기결정은 다소 보수적으로 해야할 필요 있음. □기록물에 대한 세부적인 보존기간 책정기준 필요함. - 토지보상관련 문서 등은 준영구 이상으로 관리해야 하는데, 기타 노인복지과나 공원과 등에서 사업단위로 토지보상을 추진하는 경우 보존기간을 과소책정하는 사례 등이 있음. - 과거 공연관련 기록물에 대한 보존기간이 5년정도로 책정되어 있으나, 지난번 시장님께서 청도문서고 방문 시 문화과의 공연기록 중 동춘서커스단 사업자 등록관련 서류 등을 보고 의미있게 보셨음.
이 소 연 위원	□가능한 모든 기록물을 보존하도록 하는 시장님의 취지에 동감하며, 일상적으로 반복되는 기록물은 처분하되, 나머지 기록물에 대해서는 보수적으로 처리했으면 좋겠다는 생각임. 그리고 60년대 기록물 등 오래된 기록은 단순 반복되는 기록물이라도 보존하였으면 함. □특히, 업무유형별로 일정 서식이나 문서의 틀이 바뀔 때마다 전형적으로 사용하는 기록물 서식 등은 기록의 추이를 보여주는 자료가 될 수 있다고 생각됨. □단순 일상업무 관련기록일지라도 90년대 이전 과거의 기록물은 가급적 보존하였으면 함. □1년 보류라고 하는 결정의 의미가 무엇인지 의문스러움. 부서에서 검토가 어려운 경우 보류라고 폐기의견 제시한 것으로 보이는 것이 많음. □신축 등에 대한 기록물 보존기간 상향조정을 한 것으로 보이는데, 건물의 중요도에 따라서 리모델링 등의 기타 공사 등도 함께 상향조정 필요할 것임. □법무담당관의 조례 제정관련 기록물이 보존기간 5년으로 책정된 것이 자주 개정이 되기 때문인지는 모르겠으나 보존기간 연장여부 검토 필요 □문서고의 전문요원 채용이전의 기록관리에 대한 내용으로 추정되는 기록물의 보존이 필요할 것으로 생각됨 □응시자 제출서류 관련 서류들은 임용관련 기록물이지만, 개인정보보호법에 의해서 응시가 끝난이후에 파기해야 하는 것이 법을 준수하는 것이므로 폐기하는 것이 바람직 □토지보상관련기록물은 최근 사례를 보면, 영광군에서 92년 토지보상기록물을 찾아서 6억을 절감, 청주시에서 70년대 토지보상기록을 찾아서 6억을 절감, 부산시는 일제 시대의 보상기록을 찾아서 260억 절감 사례 있음. 시유재산관련 기록은 필수기록으로 보고 준영구 보존 필요 □도면, 설계도, 문화재과의 재산관계철, 근대건축물 사진철, 문화재 복원관련 기록물도 내용을 다시 볼 필요 있음. □문화재과 문서들이 대체로 3~5년으로 책정되어 있는데, 문화재과 업무에 대한 낮게 책정되어 있음. 향후, 문화재과와 집중적인 컨설팅을 해서라도 이에 대한 별도의 기준이 필요하다고 생각함. □사진이 중심으로 되어 있는 기록물철을 업무활용이 끝났다 하더라도 별도 보존관리 필요하다고 생각함. □폐기대상 기록물만 놓고 볼 것이 아니라, 관련 사업별 기록물철을 놓고 보는 등 종합적인 시각으로 볼 수 있는 방안을 강구할 필요가 있음.
임 진 희 위원	□확인이 필요한 사항과 향후 과제 중심으로 검토하였음. □전체적으로 상향조정이 되어 있어서 전문요원들의 많은 노력이 있었던 것으로 보여짐. 보존기간의 일관성에 대해서는 검토해볼 필요가 있다고 생각함. □예를 들면, 행정소송, 행정심판과 관련된 기록의 경우, 구청은 대부분 10년으로 책정하는데, 서울시의 경우 30년으로 책정하고 있음. 향후에 서울시만의 상세한 보존기간 책정기준이 필요하다고 생각함. □“보류”결정이 너무 많아서 “보류”를 엄격하게 사용하였으면 좋겠다고 생각함. 일반적으로 생각하는 보류란 보존기간이 다했으나 소송에 연관되었거나 하는 등의 이유로 처분이 곤란한 기록물일텐데, 그런 의미의 보류보다는 “판단”이 어려워 보류라고 의견을 제출하는 경향이 보임. □결과적으로는 같은 보류지만, 명확한 사유를 구분하여야 내년에 폐기처리 여부가 명확해질 것임. - 사유를 보면 업무증빙을 위해서 보유, 업무참고로 보유 등을 이유로 보류한 경우는 처음부터 보존기간 연장해야 하는 기록물이라고 생각됨. - 또한 보류 관련해서 소송관련기록물을 “준영구”로 분류하였으나, 실제로 이런 것들이 “보류”할 기록물일 수 있음. □사실상 이런 과정을 엑셀목록으로 처리하는 것은 한계가 있음. 그렇지만 현재의 기록관리시스템은 이러한 기능이 없다는 것이 문제임. 향후 시스템 개선이 된다면 엑셀목록으로 작업을 하더라도 시스템과 코드값을 맞춘다거나 하는 방법으로 서로 병행해서 하는 방안이 필요함. □전문요원 심사과정에서 주요시책사업 관련 기록을 보존기간을 재분류하여 의미있다고 보여지는데, 처리과의 의견만 감안하지 말고, 현재 시장님의 역점사업과 관련(예 : 마을공동체 등)하여 폭넓은 시각 보존기간 검토가 필요함. □시책업무, 뉴타운관련, 균형발전추진위 관련철, 안전시설이나 지역재개발 관련 기록물은 보존기간 연장하는 것으로 검토하여야 함. □보존기간이 “준영구”인데 부서에서 “폐기”의견을 제출한 것을 전문요원이 “보류”로 한 경우가 있음. 이런 경우는 오히여 “준영구”보존하도록 해야 함. □향후과제로 서울시에 맞는 보존기간 책정기준을 수립하여 처리과에 통지하고 교육 필요함. - 같은 과에서 같은 기록물에 대해서 담당자별 서로 다른 보존기간 책정 □기록물철명의 “관계철”, “관련철” 문제가 있음. 2011년도라면 과거에 비해 기록물의 중요성에 대해서 많이 인식개선이 되었다고 생각되는 시점임에도 불구하고 이러한 문제가 있음. - 업무관리시스템에서의 단위과제카드에 대한 명칭에 대한 기록관리 파트에서 통제할 수 있는 권한 등이 필요하다고 생각됨.
권 명 희 (기록정보팀장)	□일단 부서에 있는 기록물은 회계 서류 등 일상적인 단순업무 기록만 폐기하고 나머지는 이관하여 재검토하도록 추진하겠음. □시장지시사항 중 하나가 생산보존 가이드라인을 수립하라는 것이 있음. 힘들더라도 제대로 된 기준을 수립하는 것이 우리의 숙제임. □부서에서는 기록관리에 대해서 기본적인 관심이 부족하고 전자문서로 위주의 생산관리체계에서는 산하다보다 이러한 문제는 더 심각함.
결정사항	□심의대상 : 14,900권 □심의결정 : 폐기 7,428권 / 보류 6,429권 / 보존 1,043권 □심의주요의견 : 단순 일상업무 관련 기록물으로 확실한 것을 최소한만 폐기하고 이관으로 실물확인 후 폐기하는 것으로 결정