기록물관리규정	〔	2017. 5. 2 제정 규정 제681호	〕

기록물관리규정

기록물관리규정

	제정 2017.03.30. 2017.10.03. 2017.12.28. 2020.01.06.

제 1 장  총  칙

제 1 조 (목적)  이 규정은 서울주택도시공사(이하 “공사”이라 한다) 내 기록물의 생산, 등록, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개 및 활용 등 기록물관리 업무 수행에 필요한 절차와 그 구체적인 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제 2  조 (적용범위)  ①공사에서 생산·접수한 기록물의 관리에 관하여 다른 법령 또는 규정에 특별하게 정한 경우를 제외하고는 이 규정에서 정하는 바에 의한다.

②비밀기록물의 관리 및 처리에 관하여는 공사「보안업무취급내규」에 의한다. 다만, 비밀기록물의 보존기간은 기록관리기준표의 단위과제에 책정된 보존기간을 적용하고, 보호기간 이상의 기간으로 책정한다. <개정 2017.12.28.>

제 3 조 (정의)  이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다. <개정 2017.12.28.>

1. “기록물”이라 함은 공사의 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서(비전자문서, 전자문서)·도서(자체생산 간행물, 이하 “간행물”이라 한다)·대장·카드·도면·사진(필름)·시청각기록물(영화, 비디오, 오디오류) 등 모든 형태의 기록정보자료와 행정박물을 말한다.

2. “기록물관리”라 함은 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. “기록물처리부서(이하 “처리부서”라 한다)”라 함은 기록물의 생산·등록·분류·보관 및 이관업무 등 기록물관리부서로 이관하기 이전의 기록물에 관한 사무처리를 주관하는 부서를 말한다.

4. “기록물처리담당자”라 함은 기록물처리부서의 직원으로 해당 부서의 기록물의 등록·분류·정리·보관·이관 등의 기록물의 처리를 수행하는 자를 말한다.

5. “기록물관리부서”라 함은 기록물을 체계적으로 관리·보존하고, 효율적으로 활용하기 위하여 필요한 보존서고, 열람 공간, 작업 공간, 보존시설 및 장비, 전문 인력 등을 모두 갖추고 공사 기록물관리를 주관하는 부서를 말한다.

6. “기록관리기준표”라 함은 처리부서별, 단위과제별로 보존기간, 보존장소, 보존방법, 비치여부 등을 정한 기준을 말한다.

7. “전자기록생산시스템”이라 함은 행정안전부 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조 10호부터 12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템 및 행정정보시스템(업무시스템)을 말한다. <개정 2017.10.03.>

8. “기록관리시스템”이라 함은 기록물관리부서에서 기록물의 생산·분류·정리·이관·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제 4 조 (기록물처리부서)  ①기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처리부서의 장은 기록물처리담당자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

②기록물처리담당자는 다음 각 호의 업무를 수행한다.<개정 2017.12.28.>

1. 기록물분류기준 관리에 관한 사항

2. 단위과제별 기록물철 작성기준의 수립과 기록물철의 등록에 관한 사항

3. 기록물의 정리·보관 및 이관에 관한 사항

4. 공사 전자기록생산시스템에서 전자기록물의 이관에 관한 사항

5. 처리부서의 기록물 보유현황 조사에 관한 사항

6. 기타 처리부서의 기록물관리에 관한 사항

제 5 조 (기록물관리부서)  ①사장은 공사의 기록물 관리를 위하여 기록물 관리업무 전담부서(이하 “기록물관리부서”라 한다)를 설치․운영하여야 한다.

②사장은 기록물관리부서의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리전문요원과 기록물의 정리․기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그 밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.

③기록물관리부서의 업무는 다음 각 호와 같다.

1. 기록물 관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 기록물 수집․관리 및 활용

3. 기록물분류체계 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관에 통보

5. 국가 중요기록물의 영구기록물관리기관 이관

6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 평가·폐기 관리

9. 비공개기록물의 공개 재분류

10. 기록물 보존서고 관리

11. 기록물 정수 점검 및 실태조사

12. 기록물관리 지도·교육운영 계획의 수립 및 시행

13. 중요 기록물의 재난대비 계획 수립

14. 기록관의 시설 및 장비관리

15. 기록관리시스템 구축 및 운영

16. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람․활용지원

17. 비전자기록물의 전자화

18. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

19. 기록물의 검색·열람 제공

20. 기록물 편찬·전시·홍보에 관한 사항

21. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

⑤비밀기록물 관련사항은 비밀 및 보안관리 주관부서에서 담당자를 지정하여 관리한다.

제 2 장  기록물의 관리

제 1 절  기록물의 생산 및 등록

제 6 조 (기록물 생산)  ①「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제17조에 따라 효율적이고 책임 있는 업무수행을 위하여 기록물관리부서의 장은 업무의 과정 및 결과가 모두 기록물로 남을 수 있도록 필요한 조치를 하여야 한다.

②공사의 주요 정책 및 사업 등 업무 수행시 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 경우에 반드시 기록물을 작성하여 보존하여야 한다.

1. 정관·규정·내규·지침의 제정 또는 개정 관련 사항

2. 주요 회의의 회의록(이사회, 사장이 참석하는 회의 등)

3. 주요 행사 시청각 기록

4. 타 기관과의 조약·협정·의정서·교류 등의 추진과 관련된 주요활동에 관한 기록

5. 사장 보고사항

6. 사회적으로 이슈가 되는 사건에 관련사항(경과보고, 결과보고 등)

7. 업무수행 중 계약체결과 관련된 기록

8. 각 부서에서 발간하는 간행물

9. 그밖에 기록물관리기관의 장이 기록물의 생산이 필요하다고 인정하는 사항

제 7 조 (기록물의 등록)  ①처리부서의 장은 업무수행에 따라 기록물을 생산·접수한 경우 [별지 제1호 서식]의 기록물등록대장에 따라 전자문서시스템 및 업무시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하여 등록하도록 하여야 한다.

②제1항에 따른 기록물은 전자문서시스템 또는 기록관리시스템으로 등록하여야 하며, 기록물관리부서에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제 8 조 (비전자기록물의 등록)  처리부서의 장은 비전자적으로 생산·접수한 기록물에 대하여 제7조에 따라 전자문서시스템에 등록하여야 한다. 다만, 동일한 내용의 사진과 필름 등에 대하여는 동일한 생산등록번호를 표기한다.

제 2 절  기록물의 분류 및 편철

제 9 조 (기록물의 분류 및 편철)  기록물은 정리, 보관 및 참고의 편의를 위하여 생산한 즉시 기록물관리부서의 장이 별도로 정하는 [별지 제2호 서식] 기록관리기준표에 따라 소관부서별, 단위과제별로 분류하여 등록하여야 한다.<개정 2017.12.28.>

제 10 조 (기록물분류기준표)  ①「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제25조 제1항에 따라 업무과정에 기반 한 기록관리기준표를 작성·운영 하여야 한다.<개정 2017.12.28.>

②기록관리기준표에는 기록물의 보존기간, 공개여부, 비밀여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다.<개정 2017.12.28.>

③처리부서의 장은 직제개정 또는 기능의 신설·폐지 등으로 기록관리기준표의 변경이 필요하다고 인정하는 때에는 [별지 제3호 서식]에 의하여 기록관리기준표 변경신청서를 작성하여 기록물관리부서의 장에게 지체 없이 제출하여야 한다.<개정 2017.12.28.>

④기록관리기준표의 단위업무에 비밀 관련 내용이 포함되어 있는 경우에는 그 내용이 노출되지 아니하도록 비밀로 지정하여 별도로 관리하여야 한다.<개정 2017.12.28.>

⑤기록물분류기준표의 신설, 폐지 등 세부적인 사항은 사장이 정하는 바에 따른다.<개정 2017.12.28.>

제 11 조 (보존기간)  ①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 [별표 1]과 같다.<개정 2017.12.28.>

②기록물의 보존기간은 기록관리기준표의 단위과제와 같이 단위업무별로 책정한다. <개정 2017.12.28.>

③기산일은 단위과제별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위과제의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다. <개정 2017.12.28.>

제 12 조(접근권한 관리)  기록물관리부서의 장은 생산·접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립·시행 하여야 한다.

제 3 절  기록물의 이관 및 평가

제 13 조 (기록물의 정리 및 생산현황 통보)  ①기록물관리부서의 장은 처리부서에서 생산 완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개여부․접근권한 재분류, 분류․편철 확정 등에 관한 교육을 실시하여야 한다.

②처리부서의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 기록물관리부서의 장에게 통보하여야 한다.

③비밀기록물이 일반문서로 재분류된 경우에는 기록관리기준표의 해당 단위과제에 편철하여 관리하여야 한다. <개정 2017.12.28.>

제 14 조 (기록물의 이관)  ①각 처리부서는 생산·접수된 모든 기록물을 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보존한 후 이관 일정에 따라 기록물관리부서로 이관하여야 한다. 다만 처리부서에서 업무수행 상 계속 보관하여야 할 필요가 있는 기록물에 대하여는 기록물관리부서와 협의하여 각 처리부서에서 계속 보관하도록 할 수 있다.

②각 처리부서는 제1항의 규정에 의하여 기록물을 이관하고자 하는 때에는 기록물을 보존기간별로 구분하여 [별지 제4호 서식]에 의한 이관목록과 함께 제출하여야 한다.

③기록물관리부서의 장은 제1항의 규정에 의하여 각 처리부서에서 이관 받은 기록물 중 영구기록물관리기관장이 특별히 지정한 기록물을 제외하고는 자체 관리함을 원칙으로 한다.

④기록물관리부서의 장은 직제개편, 한시조직의 해산 등에 따라 해당 부서의 기록물을 인계인수해야 할 경우에는 다음 각 호에 따른다.

1. 해당 부서의 기록물을 인계인수할 부서가 있으면, 인계인수하는 부서 간에 [별지  제5호 서식]의 기록물 인계인수 확인서를 작성하여 관리하도록 한다.

2. 업무를 승계하는 부서가 없어 해당 부서의 기록물을 인계인수할 수 없으면 해당 기록물을 기록물관리부서로 이관 받아 관리하여야 한다.

제 15 조 (비밀기록물의 이관)  ①비밀기록물(대외비를 포함)이 일반문서로 재분류된 경우 또는 예고문에 의하여 비밀 보호기간이 만료된 경우, 기록물관리부서로 이관하여야 한다.

②비밀기록물(대외비를 포함)이 생산 후 30년이 경과한 경우 기록물관리부서로 이관하여야 한다.

제 16 조 (기록물의 이관시기 연장)  ①처리부서의 장은 부득이한 사유로 기록물의 이관시기를 연장하고자 하는 때에는 사전에 기록물관리부서의 장과 협의 후 [별지 제6호 서식]에 의한 기록물이관 연기신청서를 작성·제출하여야 한다.

②제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 내에 처리부서에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.

제 17 조 (기록물의 인수·점검)  ①기록물관리부서는 처리부서의 이관 대상 기록물을 인수·관리 하여야 하며, 처리부서는 [별지 제5호 서식]의 기록물 인계인수 확인서를 작성·제출하여야 한다.

②기록물관리부서는 전자적 형태로 생산되지 않은 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 등 검수절차를 거쳐야 한다.

③기록물관리부서는 점검 절차에서 미비 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 수정·보완하여 재이관할 수 있도록 처리부서에 통보하여야 한다.

제 18 조 (기록물의 평가 및 폐기)  ①기록물의 평가 및 폐기는 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 기록물처리부서의 의견 조회, 기록물관리전문요원의 심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 기록물관리부서의 장이 행한다.

②기록물관리부서의 장이 제1항의 규정에 의하여 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 [별지 제11호 서식]에 의한 기록물평가심의서를 작성하고, 이에 따라 처리하여야 한다.

제 19 조 (기록물 공개 여부 재분류)  ①처리부서가 기록물을 이관하려는 경우 그 기록물의 공개여부를 재분류하여 이관하여야 한다. 다만, 최근 5년의 기간 중 해당 기록물의 공개여부를 재분류한 경우에는 공개여부 재분류 절차를 생략하고 이관할 수 있다.

②기록물관리부서는 비공개로 재분류된 기록물에 대하여는 재분류된 연도부터 5년 마다 공개여부를 재분류하여야 한다.

③기록물의 공개여부 재분류는 기록물평가심의회 심의를 거쳐 기록물관리부서의 장이 행한다.

제 4 절  기록물의 보존 및 관리

제 20 조 (기록물의 보존)  ①기록물관리부서는 인수한 기록물에 대하여 기록물 형태나 보존기간, 생산부서 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

②제1항에 따른 기록물의 서고배치에 관한 구체적인 배열방식은 기록물관리부서의 장이 정한다.

제 21 조 (중요기록물의 이중보존)  ①보존기간이 30년 이상인 기록물 중 중요한 기록물에 대하여는 복제본을 제작하여 보존하거나 보존매체에 수록하는 등의 방법으로 이중보존함을 원칙으로 한다.

②기록물관리부서에서 보존하는 기록물 중 보존매체에 수록된 중요기록물은 안전한 분산보존을 위하여 해당기록물의 보존매체 사본을 영구기록물관리기관에 송부할 수 있다.

제 22 조 (보존매체 수록관리)  ①보존기간이 30년 이상인 기록물을 수록하는 보존매체의 종류와 규격은 [별표 3]과 같다.

②다음 각 호에 해당하는 기록물을 보존매체에 수록하는 경우에는 마이크로필름 또는 기타 육안으로 판독이 가능한 보존매체를 사용함을 원칙으로 한다.

1. 보존기간이 준영구 이상인 기록물 중 원본을 폐기하고자 하는 기록물

2. 원본기록물의 보존성이 취약하여 대체보존이 필요하다고 인정되는 기록물

③기록물이 수록되는 마이크로필름 또는 광디스크 등에는 당해 보존매체를 생산한 기록물관리부서의 부서코드와 누년일련번호로 구성되는 필름번호 또는 디스크번호를 부여하여야 한다.

④기록물관리부서의 장은 보존매체 수록현황을 영구기록물관리기관장이 제출 요구 시 [별지 제7호 서식]에 의거 영구기록물관리기관장에게 보고하여야 한다.

⑤기록물관리부서가 제1항부터 제3항에서 정한 기준과 절차에 따라 보존매체에 수록한 기록물은 원본과 동일한 것으로 추정한다.

제 23 조 (간행물의 관리)  ①간행물을 발간하는 경우, [별지 제8호 서식]에 의한 발간등록번호를 부여받아 표기하여야 한다.

②발간하는 간행물에 제1항에 따른 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물 3부를 기록물관리부서에 송부하여 보존·활용되도록 하여야 한다.

제 24 조 (서고관리)  ①기록물 보존서고에 대하여는 서고번호와 서가번호를 표시하고 이를 등록하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

②기록물관리부서의 장은 서고관리책임자를 지정하고, 당해 관리책임자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입·출고가 통제되도록 하여야 한다.

③기록물관리부서의 장은 기록물을 서가에 배치하는 때에는 별도로 정한 기록물 정리방안을 참고하여 배치하여야 한다.

제 3 장  기록물평가심의회 운영

제 25 조 (기록물평가심의회의 구성)  ①기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다.)는 위원장을 포함하여 5인 이상의 위원으로 구성한다. 내부위원은 각 본부 부장 중에서 지명하고, 외부위원은  기록물 보존가치의 평가에 적합하다고 인정되는 외부전문가 중에서 사장이 위촉하는 자로 하되, 심의위원 중 외부위원은 1/2 이상이 되도록 구성하며 감독기관 공무원은 제외한다. 위원으로 위촉된 자에게는 위촉장(별지 제9호서식)을 수여한다. <개정 2020.01.06.>

②외부위원의 임기는 2년으로 하며, 한 차례 연임할 수 있다. <개정 2020.01.06.>

③심의회에 참석한 외부위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당을 지급할 수 있다. <개정 2020.01.06.>

④심의회의 위원장은 경영지원처장으로 하고, 심의회의 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두고 간사는 기록물관리전문요원이 맡는다. <개정 2020.01.06.>

⑤위원장은 심의회를 대표하며, 심의회 운영을 총괄한다.

⑥위원장이 부득이한 사유로 직무를 수행할 수 없을 때에는 위원장이 미리 지명한 위원이 그 직무를 대리한다.

제25조의2(위원의 위촉해제) 심의회 위원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 임기 만료 전이라도 해당 위원을 위촉 해제할 수 있다.

1. 위원 스스로가 위촉 해제를 희망한 경우

2. 장기 치료를 요하는 질병 또는 6개월 이상의 해외여행 등으로 직무를 수행하기 어려운 경우

3. 심의회 직무와 관련하여 알게 된 비밀을 누설하였거나 그 내용을 개인적으로 이용한 경우

4. 심의회의 직무와 관련하여 비위 사실이 있거나 위원직을 유지하기에 적합하지 않다고 인정되는 비위 사실이 발생한 경우

5. 직무태만, 품위손상이나 그 밖의 사유로 인하여 위원으로 적합하지 아니하다고 인정되는 경우

[본조신설 2020.01.06.]

제 26 조 (심의 내용)  심의회는 다음의 사항을 심의·의결한다. <개정 2020.01.06.>

1. 보존기간이 경과한 기록물의 보존기간 재책정, 보류, 폐기에 관한 사항

2. 기록물 공개․비공개 재분류에 관한 사항

3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 위원장이 필요하다고 인정하는 사항 <개정 2020.01.06.>

제 27 조 (심의회의 운영)  ①심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집한다.

②간사는 심의회 회의 개최 7일 전까지 회의일정·안건 등을 각 위원들에게 통보하고, 개최 3일 전까지 회의자료를 각 위원들에게 배부하여야 한다.  <개정 2020.01.06.>

③심의회는 재적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 가부동수인 경우에는 위원장이 결정한다.

④위원장이 심의과정에 필요하다고 인정할 때에는 관련자의 출석을 요청할 수 있다.

⑤심의회에서 추가검토가 필요하다고 인정한 경우에는 다음 심의회까지 심의를 유보할 수 있다.

⑥심의회 위원은 기록물을 평가하고자 할 때 [별지 제10호 서식]의 기록물평가심의회 의결서에 직접 서명, 날인하여야 한다. <개정 2020.01.06.>

⑦심의회의 심의는 출석회의를 원칙으로 한다. 다만, 의안이 경미하거나 긴급한 경우 등 위원장이 필요하다고 인정할 때에는 서면결의로써 갈음할 수 있다.<개정 2020.01.06.>

⑧위원은 대리인으로 하여금 심의회에 출석하게 하거나 의결에 참석하게 하여서는 아니된다. <개정 2020.01.06.>

⑨공정하고 객관적인 심의․의결을 위하여 심의회 개최시 청렴서약서<별지 제9호의5서식>를 징구한다. <개정 2020.01.06.>

제 28 조 (생산부서 의견조회 및 전문요원의 심사)  전문요원은 제26조 1호에 따른 보존기간의 재책정, 보류, 폐기를 심사하기에 앞서 생산부서의 의견을 조회해야 한다. 그 이후 전문요원의 심사를 거쳐 그 결과를 [별지 제11호 서식]의 기록물평가심의서에 기재하여 심의회에 제출하여야 한다.

제 29 조 (폐기심의 기준)  폐기심의 대상은 보존기간이 경과한 기록물로 하되, 심의 시 보존기간이 경과한 기록물 가운데 다음과 같은 기록물은 폐기를 보류하여야 한다.

1. 역사자료로서 가치가 높아 영구보존할 필요가 있는 기록물

2. 법적․증빙적 자료로서 보존이 필요한 기록물

3. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사실 관련 기록물

4. 연구 자료로서 활용가치가 높다고 인정되는 기록물

5. 기록물에 대한 보존기간이 하향 책정되었거나 폐기가 적절하지 않다고 인정되는 기록물

6. 그 밖에 제11조에서 정하고 있는 기록물의 보존기간별 책정기준 가운데 보존기간이 영구 또는 준영구인 대상 기록물 등으로서 계속 보존이 필요한 기록물

제 30 조 (비밀엄수 의무 등) ①위원장과 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 개인적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 아니 된다. <개정 2020.01.06.>

②제1항의 규정에 의하여 심의회 위원 위촉시 직무윤리 사전진단서(별지 제9호의2서식) 및 위원 위촉 서약서(별지 제9호의3서식)를 징구한다. <개정 2020.01.06.>

제 31 조 (심의회 기록의 관리)  ①간사는 기록물평가심의서, 기록물평가심의회 심의의결서, 기록물평가심의회 회의록을 작성하여 전자문서시스템에 등록, 관리하여야 한다. 기록물평가심의회 회의록은 <별지 제12호서식>에 다음 각 호의 사항을 기록·작성하여 보관한다.  <개정 2020.01.06.>

1. 회의일시·장소 및 안건  <신설 2020.01.06.>

2. 참석자 및 배석자 명단 <신설 2020.01.06.>

3. 심의대상, 의결내용 <신설 2020.01.06.>

②기록물평가심의회 관련 기록물은 보존기간을 영구로 책정하여 보존하여야 한다.

③위원장은 기록물평가심의회 회의록을 확정한 날로부터 14일 이내에 공사 홈페이지에 공개하여야 한다. 다만, 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」제9조제1항 각 호에 해당하는 사항은 이를 공개하지 아니할 수 있다.  <신설 2020.01.06.>

제 4 장  기록물의 전산화관리

제 32 조 (보존시설 및 장비의 확보)  ①기록물관리부서의 장은 기록물의 안전한 보존, 관리를 위하여 [별표 4]의 기준에 따른 보존시설‧장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

②기록물관리부서의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 한다.

제 33 조 (기록관리시스템 및 장비 구축)  ①기록관에는 모든 유형의 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

②기록관리시스템은 전자문서시스템과 연동하여 기록물의 이관과 생산현황보고, 주요기록물의 검색과 활용 등이 가능하도록 구축 및 운영하여야 한다.

제 34 조 (기록관리시스템의 점검 및 유지보수)  기록물관리부서의 장은 기록관리시스템을 효율적으로 운영할 수 있도록 시스템과 관련 장비의 정기점검을 실시하여야 한다.

제 35 조 (주요기록물의 전산화)  ①기록물관리부서의 장은 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 공사 전체기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색, 활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

②전산화 기록물은 스토리지(이동식 하드디스크를 포함한다), 디스크, 자기테이프(DAT 등 모든 테이프를 포함한다), 디스켓, 광화일 또는 CD/DVD 자료로 구분하여 관리한다.

제 36 조 (전자기록물의 백업 및 보존)  ①기록물관리부서의 장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하여야 한다.

②기록물관리부서의 장은 백업진행 상태를 수시로 점검하여야 하며, 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제 5 장  보안관리 및 점검

제 37 조 (기록물관리 실태점검 및 교육)  ①기록물관리부서의 장은 처리부서의 기록물 관리실태를 연1회 이상 점검하여야 한다.

②기록물관리부서의 장은 기록물의 효율적인 관리를 위하여 기록물처리담당자 또는 전 직원을 대상으로 교육을 실시하여야 한다.

제 38 조 (보안관리)  ①기록물관리부서의 장은 전산장비실 및 보존서고를 통제구역으로 지정하고 공사「보안업무취급내규」에서 정하는 바에 따라 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

②전산장비실 및 보존서고는 원칙적으로 외부인사의 출입을 금지하며 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록물관리부서의 장의 허가를 받아야 한다.

③보존서고에 출입하는 자는 반드시 [별지 제13호 서식]의 보존서고 출입자 관리대장을 작성하여야 한다.

제 39 조 (긴급사태 대비)  기록물관리부서의 장은 전산장비실 및 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태 발생에 대비하여 보안대책 및 재난대비계획을 작성하고 운영하여야 한다.

제 40 조 (전산장비실 및 보존서고의 점검)  ①전산장비실 운영자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 전원 및 소화설비 등 시설물에 대한 점검

2. 중요 전산자료의 등록관리대장 및 입출력대장의 관리

②보존서고 관리자는 다음 각 호의 사항을 이행하여야 한다.

1. 보존서고 내의 전원과 소화설비 등 시설물의 작동상태, 보존기록물의 오손 여부 및 해충의 발생여부

2. 보안관리 점검표, 재난예방 점검표의 작성

3. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제 6 장  기록물의 열람

제 41 조 (열람시간)  기록물의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록물관리부서의 장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장․단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제 42 조 (열람 및 대출의 자격)  ①보존서고의 기록물을 열람 및 대출 할 수 있는 자는 공사의 직원에 한한다. 다만, 공사 임직원 이외의 자가 열람을 신청하는 경우 기록물관리부서 장의 승인을 받아 열람할 수 있다.

②기록물을 열람 및 대출하고자 하는 경우, [별지 제14호 서식] 기록물 (열람․대출) 신청서를 작성하여 제출하여야 한다.

제 43 조 (열람 준수사항)  ①기록물 열람 시 준수사항으로 다음 각 호에 해당하는 행위를 해서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손․오손이나 파기

2. 무단으로 보존서고 밖으로의 반출

3. 보존서고 시설의 훼손이나 파괴

4. 보존서고 내 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

②기록물의 열람은 기록물관리부서 직원의 입회하에 보존서고 내부 및 지정된 장소에서 실시하여야 하며, 기록물을 열람하는 사람은 기록물관리부서 직원의 지시에 따라야 한다.

제 44 조 (대출기간)  기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출신청은 기록물관리부서 직원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회(7일)에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물관리부서의 장은 2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제 45 조 (열람의 제한)  다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람하고자 하는 경우

2. 공사 임직원 이외의 자가 열람하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람으로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

4. 사보, 정기간행물 및 홈페이지 등에 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 열람으로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

7. 그 밖에 기록물의 열람으로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

8. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 적합하지 않다고 인정되는 경우

제 46 조 (대출 기록물의 전대금지)  기록물을 대출받은 자는 해당 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제 47 조 (대출 기록물의 반납)  ①기록물을 대출받은 자는 정하여진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하고, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

②다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 제44조 제1항 2호에 따른 정하여진 기간 내에 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직, 정직, 퇴직, 타 기관 파견 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장

2. 그 밖에 기록물관리부서의 장이 대출기간 전에 반납을 요구하는 경우

③대출 기록물이 훼손 및 분실되었을 경우 동일본이 있을 경우 이로 대체하며, 없을 경우 공사에서 정한 금액으로 변상한다.

제 48 조 (그 밖에 사항)  그 밖에 기록물 관리에 관한 세부사항은 사장이 정하는 바에 의한다.

부  칙(2017.05.02.)

이 규정은 공포한 날로부터 시행한다. 다만, 기록관리시스템과 관련된 조항은 시스템구축이 완료됨과 동시에 시행한다.

부  칙(2017.10.03.)

이 규정은 공포한 날로부터 시행한다.

부  칙(2017.12.28.)

제1조(시행일) 이 규정은 공포한 날로부터 시행한다.

제2조(경과조치) 이 규정 시행 이전에 생성된 기록물은 2018년 12월31일까지 종전의 규정에 따를 수 있다.

부  칙(2020.01.06..)

이 규정은 공포한 날로부터 시행한다.

<별표 1><개정 2017.12.28.>

기록물 보존기간별 책정기준

보존기간	대상 기록
영구	1. 공사의 주요 업무수행을 증명하거나 설명하는 기록물 1-1. 정관, 규정의 제정·개정·폐지 등에 관한 기록물 1-2. 공사의 주요한 통계, 결산, 전망 등 대외발표/대외보고를 위하여 작성된 기록물 1-3. 공사의 사업계획과 이에 대한 추진과정, 결과 및 심사분석 관련 기록물, 외부 기관의 기관평가에 관한 기록물 1-4. MOU체결, 업무협약문서와 같은 사장 및 주요 직위자의 핵심적인 업무수행을 증명 또는 설명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 1-5. 사장의 공식적인 연설문, 기고문, 인터뷰 자료 및 해당 기관의 공식적인 브리핑 자료 1-6. 사장 지시사항과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물
	2. 공사의 주요정책, 제도결정 및 변경과 관련된 기록물 2-1. 도시개발·정비, 택지조성사업 등 주요사업 관련 정책 결정을 위한 회의의 회의록 2-2. 조직구조 및 기능의 변화, 권한 및 책무의 변화 등 기관의 역사와 배경을 설명해주는 기록물 2-3. 사장 등 주요 직위자의 임면 등과 관련된 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물
	3. 시민이나 기관 및 단체의 지위, 신분, 재산, 권리, 의무를 증명하는 기록물 중 영구보존이 필요한 기록물 3-1. 공사가 행하는 중요한 계약, 협약과 관련된 주요 기록물 3-2. 공사에 대한 소송·소원과 직접 관련되는 기록물 3-3. 토지 등과 같이 장기간 존속되는 재산권 및 각종 권리보호를 증거하는 기록물 중 영구보존할 필요가 있는 기록물 3-4. 설계도, 구조도 등 공사가 관리하고 있는 각종 도면 자료 중 영구보존이 필요한 기록물
	4. 공사의 역사경험을 증거할 수 있는 기록물 4-1. 언론으로부터 주목을 받았던 사항과 관련된 기록물 4-2. 공사의 설립 및 변천사를 알 수 있는 사료적(史料的) 가치가 높은 기록물 4-3. 사사, 백서 등 기관의 연혁과 변천사를 규명하는데 유용한 기록물
	5. 기타 5-1. 사장이 정하는 사항에 관한 기록물 5-2. 그 밖에 다른 법령에 의하여 영구보존 대상으로 규정된 기록물
준영구	1. 시민이나 기관 및 단체, 조직의 신분, 재산, 권리 의무를 증빙하는 기록물 중 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존할 필요성이 없는 기록물 2. 비치기록물로서 30년 이상 장기보존이 필요하나, 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망, 폐지 그 밖의 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물 3. 시민이나 기관 및 단체, 조직의 권리, 신분 증명 및 의무부과, 특정대상 관리 등을 위하여 행정기관이 구축하여 운영하는 행정정보시스템의 데이터셋(dataset) 및 운영시스템의 구축과 관련된 중요한 기록물 4. 토지수용, 「보안업무규정」제30조에 따른 보호구역 등 시민의 재산권과 관련된 기록물 중 30년 이상 보존할 필요가 있는 기록물 5. 관계 법령에 따라 30년 이상의 기간 동안 민·형사상 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 6. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 낮으나 30년 이상 장기보존이 필요하다고 인정되는 기록물
30년	1. 공사의 주요 업무의 중장기 계획 수립과 관련된 기록물 2. 30년 이상 보존기간을 설정하여 보존해야 하나, 일정기간이 경과하면 관리대상 자체가 사망, 폐지, 그 밖에 사유로 소멸되기 때문에 영구보존의 필요성이 없는 기록물 3. 영구적으로 보존할 필요는 없으나, 주요업무(각종 공사, 시설 설치, 자금 관련 등)와 관련된 기록물로서 10년 이상의 30년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 기관의 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 3. 공사에서 수행하는 사업에서 생산되는 보고서 및 결과보고·정산결과 및 정산서·협약서 등 중요기록물 4. 관계법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 5. 다른 법령에 따라 10년 이상 30년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 6. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 없으나 10년 이상의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
10년	1. 30년이상 장기간 보존할 필요는 없으나 공사 주요 업무에 관련한 기록물로 5년 이상 10년 미만 기간 동안 업무에 참고하거나 업무 수행 내용을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 공사에 대한 외부감사시 생산되는 감사수감, 대응과 관련된 기록물 3. 공사에서 주요업무와 관련하여 운영하는 각종 정보시스템에 관한 기록물 4. 공사가 관리하는 각종 공공 및 법인의 지도감독 및 사업 관리와 관련한 기록물 5. 관계법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 6. 다른 법령에 따라 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 7. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 없으나 5년이상 10년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
5년	1. 처리부서의 주요 업무와 관련된 기록물로 3년이상 5년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 업무 수행을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 공사를 유지하는 일반적인 사항에 관한 예산·회계 관련 기록물 (10년 이상 보존대상에 해당하는 주요 사업 관련 단위업무에 포함되는 예산·회계 관련 기록물의 보존기간은 해당 단위업무의 보존기간을 따른다) 3. 관계법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 없으나 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
3년	1. 업무일지, 대장 등과 같은 처리과 수준의 주요업무와 관련된 기록물로 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 업무에 참고하거나 업무 수행을 증명할 필요가 있는 기록물 2. 매년 반복적으로 개최되는 행사와 관련한 기록물 3. 관계법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 민·형사상 또는 행정상의 책임 또는 시효가 지속되거나, 증명자료로서의 가치가 지속되는 사항에 관한 기록물 4. 다른 법령에 따라 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존하도록 규정한 기록물 5. 그 밖에 역사자료로서의 가치는 없으나 1년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있다고 인정되는 기록물
1년	1. 행정적·법적·재정적으로 증명할 가치가 없으며, 역사적으로 보존하여야 할 필요가 없는 단순하고 일상적인 업무를 수행하면서 생산된 기록물 2. 공사 내부 조직 간에 접수한 일상적인 업무와 관련된 사항을 전파하기 위한 지시 및 협조 공문 3. 행정기관 간의 단순한 자료요구, 업무연락, 통보, 조회 등과 관련된 기록물 3. 기타 1년간 보존할 필요가 있는 문서

<별표 2><삭제 2017.12.28.>

<별표 3>

보존매체의 종류와 규격

종 류	마이크로필름	광디스크
규 격	한국산업규격(KS)을 만족하는 안전필름	한국산업규격(KS) 또는 국제규격을 만족하는 기판

<별표 4>

기록관의 시설․장비 및 환경 기준

구분			종이기록물	전자기록물
1. 보존서고	서고 면적	고정식	1만권당 99m2	1십만장당 80m2
		이동식	고정식 면적의 40～60 퍼센트 내외
2. 작업실	업무 작업실 면적		근무인원 1명당 7m2 (장비공간 별도)
	열람실 면적		근무인원 및 열람좌석 1명당 7m2, (열람좌석은 개가식, 폐가식으로 구분하고 특수매체 열람공간 별도)
3. 장 비	공기조화설비		항온·항습 설비(보존기간 30년 이상 기록물)
	온습도계		항온·항습 설비 설치 서고당 1대
	소화설비		가스식 휴대형 소화기
	보안장비		이중 잠금장치 설치
4. 보존환경 유지기준	온도(℃)		18～22℃	18～22℃
	습도(%)		40～55% (변화율은 10% 이내)	35～45% (변화율은 10% 이내)
	조명		보존서고 100～300룩스, 전시관 50～200룩스 (원본전시 기준)
5. 전산장비	주전산기		설치
	저장장치		설치
	입력장비		설치
	통신장비		설치
	열람장비		설치
6. 마이크로 필름장비	판독복사기		설치
＊비고 : 1. 전산장비의 기준은 그 기관 또는 다른 기관과 공동 활용이 가능한 전산장비가 있는 경우에는 조정이 가능하다. 2. 마이크로 필름 장비는 업무처리량, 보존기록물 종류 등을 고려하여 민간용역으로 처리시 이를 설치하지 아니할 수 있다.

<별지 제1호서식(제7조관련)>

기록물등록대장

(처리부서코드:              연도:           )

기본등록사항										분류등록사항
등록 구분	생산 (접수)등록 일자	생산 (접수)등록 번호	제목	쪽수	결재권자	기안자 (업무담당자)	시행 일자	수신자 (발신자)	전자 기록물 여부	공개여부
①	②	③	④	⑤	⑥	⑦	⑧	⑨	⑩	⑪

① 등록구분	기록물의 등록종류 (1. 일반문서류 생산․발송 2. 일반문서류 접수 3. 도면류 생산․발송 4. 도면류 접수 5. 사진․필름류 6. 녹음․동영상류 7. 카드류 생산․접수 8. 카드류 이첩발송)를 선택하여 기입한다. 첨부물이 본문과 형태 또는 종류가 상이(예 : 본문은 전자문서로 작성되었으나 첨부물은 전자문서가 아닌 경우, 일반문서에 도면, 카드, 시청각기록물 등과 같은 기록물이 첨부물로 되어 있는 경우 등)하여, 본문에서 분리하여 별도의 등록관리가 필요한 경우에는 첨부등록 해당여부를 추가로 선택하여 기입한다.
② 생산(접수) 등록일자	생산 또는 접수 기록물의 등록일자를 기입한다(예 : 2002. 6. 4.). 다만, 민원문서 등 시․분까지 기입이 필요한 경우에는 시․분까지 기입한다 (예 : 2002. 6.4, 14:00).
③ 생산(접수) 등록번호	처리부서코드와 연도별 일련번호를 기입한다. 다만, 외관상 처리부서를 바로 알 수 있도록 처리부서명과 연도별 일련번호가 동시에 연계되도록 하여야 한다(예:경영관리처-1). ※ 카드류는 등록번호를 부여한 후, 이를 해당 카드류에 반드시 연필로 표기한다. 생산한 카드류를 이첩하는 경우에는 시행일자와 수신자란에 이첩발송일과 받은 부서명을 기입하여야 한다. 다른 부서에서 이첩받는 경우에는 이전부서에서 표시한 생산등록번호를 지우고, 접수부서의 접수등록번호를 표기하여 관리한다.
④ 제 목	기록물의 제목을 기입한다. 다만, 첨부등록의 경우에는 본문에 기재되어 있는 첨부제목을 기입한다.
⑤ 쪽 수	기록물의 총쪽수(분리등록하는 첨부물이 있는 경우를 제외하고, 첨부물의 쪽수까지 포함된 총쪽수)를 기입하며, 사진․필름류는 총매수를 기입하지 아니하고, 녹음․동영상류 시청각기록물은 수록된 분량을 시간(분단위)으로 환산하여 기입한다. (예: 녹음테이프가 10분짜리 분량일 경우 “10분”으로 기입)
⑥ 결재권자	결재권자의 직위(직급)명칭을 기입한다.
⑦ 기안자 (업무담당자)	생산문서의 경우에는 기안자의 성명을, 접수문서의 경우에는 해당 업무담당자의 성명을 기입한다.
⑧ 시행일자	문서의 시행일자를 기입한다.(예 : 2002. 6. 4.)
⑨ 수신자 (발신자)	문서 수신부서(기관 및 개인) 또는 발신부서(기관)를 기입한다.
⑩ 전자기록물여부	해당 기록물의 전자기록여부를 전자, 비전자 중 하나를 선택하여 기입한다.
⑪ 공개여부	공개, 부분공개, 비공개 중 하나를 선택하여 기입하되, 부분공개 또는 비공개의 경우에는 “부분공개( )” 또는 “비공개( )”로 표시하여 괄호안에 진흥원 기록관운영규정 제11조 제2항(별표2)에 따라 비공개 대상정보의 구분번호를 선택하여 기입한다. 2가지 이상에 해당하는 경우에는 복수로 선택하여 기입하여야 한다.

<별지 제2호서식(제9조관련)><개정 2017.12.28.>

기록물분류기준표의 구조

정부기능분류체계							단위과제기능유형	기록관리항목
조직분류	기능분류
처리과명	1레벨	2레벨	3레벨 (대 기능)	4레벨 (중 기능)	5레벨 (소 기능)	6레벨 (단위과제)	유형	업무설명	보존기간	보존기간책정사유	비치기록물여부			공개여부	접근권한
											비치여부	비치사유	비치기간

* 제시된 기록관리기준표의 항목은 공사 여건에 따라 변경 가능함.

<별지 제3호서식(제10조 관련)><개정 2017.12.28.>

기록관리기준표 변경신청서

1. 처리부서코드만을 변경하는 경우

(변경기준일 :           )

변 경 전 처리부서코드	변 경 후 처리부서코드	변 경 사 유

2. 직제개정 등으로 단위과제의 소관부서만을 변경하는 경우

(변경기준일 :           )

변 경 전		이관받은 처리부서코드	변 경 사 유
처리부서 코드	단위업무 번 호

비고 : 업무를 이관받은 부서에서 작성한다.

3. 단위과제를 폐지하는 경우

(변경기준일 :           )

폐지대상업무		폐 지 사 유
처리부서 코드	단위업무 번 호

4. 단위과제를 신설하는 경우

(신설기준일 :           )

처리부서 코드						신 설 된 단위과제명
기능 분류명			(1레벨) - (2레벨) - (3레벨) - (4레벨) - (5레벨)			단위과제 기능유형
(단위과제설명)
보존 기간	행정업무 참고기간 ( ) 증빙자료 유효기간 ( ) 관계법령 의무기간 ( ) 사료가치 보존기간 ( ) 보존기간 종합판단 ( )					(보존기간 책정사유)
비치기록물여부
비치 여부				비치 사유			비치 기간
공개 여부						접근권한

5. 단위과제의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우

(변경기준일 :           )

처리부서 코드					단위과제 번 호
항 목			변 경 전	변 경 후			변경사유
단위과제 명칭
단위과제 설명
기능분류명
보 존 기 간
보 존 기 간 책 정 사 유
비치기록물 여부	비치여부
	비치사유
	비치기간
공개여부
접근권한

<별지 제4호서식(제14조 관련)>

이관 목록

1. 기록물철단위로 이관하는 기록물

처리부서명 :                                 인계자 직급 및 성명 :

이관연도 :                                   인수자 직급 및 성명 :

기록물철 분류번호	기록물철 제 목	수 량		기록물형태	비 고
		건 수	쪽 수*

2. 개별관리기록물(건)단위로 이관하는 기록물

처리부서명 :                                 인계자 직급 및 성명 :

이관연도 :                                   인수자 직급 및 성명 :

등록 번호	제 목	기록물 형 태	쪽수*	기록물철 분류번호	공개구분	공개제한 쪽표시	비 고

* 종이기록물의 경우에만 기재

<별지 제5호서식(제14조 관련)>

기록물 인계인수 확인서

인계부서
인계자	직급
	성명	(서 명)
인계 수량	총 권(철)	인계 목록	별도 붙임
위의 기록물을 정히 인계합니다. 년 월 일
인수부서
인수자	직급
	성명	(서 명)
위의 기록물을 정히 인수합니다. 년 월 일

<별지 제6호서식(제16조 관련)>

기록물이관시기 연장신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

처리부서명 :

일 련 번 호	기록물철 분류번호	기록물철 제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

2. 개별관리기록물(건)단위의 이관을 연기하는 경우

처리부서명 :

일 련 번 호	등록번호	제 목		생산연도	이관희망 연 도	연장사유

<별지 제7호서식(제22조 관련)>

광디스크 수록계획서

디스크번호	수록일자	수록량	전체파일크기	담당자	확인
분류번호	기 록 물 철 제 목			분 량	파일크기

<별지 제8호서식(제23조 관련)>

간행물 발간등록번호 부여 신청서

1. 발간등록 시

제 목		신 청 일
발행기관		주관부서
발간주기		용 도
발간매체	1. 책자 2. 파일 3. 책자+파일 4. 그 밖의 매체
전화번호		팩스번호
※내용요약

2. 발간등록 후 등록내용 변경 시

발간등록번호:		제 목:
변 경 내 용
변경항목	변 경 전		변 경 후
제 목
발행기관
발간주기
※ 변경사유

<별지 제9호서식(제27조 관련)> <개정 2020.01.06.>

위  촉  장

위   촉   장

소  속 :

성  명 :

주  소 :

귀하를 서울주택도시공사 기록물평가심의회 위원으로 위촉합니다.

(기간 : ○○○○. ○○. ○○~○○○○. ○○. ○○)

년   월   일

서울주택도시공사 사장

<별지 제9호의2서식(제30조제2항 관련)> <신설 2020.01.06.>

직무윤리 사전진단서

직위 : 기록물평가심의회 위원(장)

성명 : O O O

연번	진단내용	체크사항
1	기록물평가심의회의 기능과 직접 관련된 업체를 경영하거나 근무하고 있다.	예 ( )	아니오 ( )
2	기록물평가심의회의 심의・의결 대상사업 관련지역에 부동산 또는 주식을 보유하고 있다.	예 ( )	아니오 ( )
3	기록물평가심의회의 직접적인 심의 대상이 되는 인가・ 허가・면허・특허의 당사자이다.	예 ( )	아니오 ( )
4	기록물평가심의회 기능과 직접 관련된 공사・용역・ 계약 또는 연구・논문 등을 진행 중 이거나 진행할 예정이다	예 ( )	아니오 ( )
5	기록물평가심의회 직무와 관련된 사안으로 수사를 받고 있거나 재판・소송 등을 진행 중이다.	예 ( )	아니오 ( )
6	기록물평가심의회 직무의 공정한 수행에 지장을 줄 우려가 있는 타 위원회에서 현재 활동 중이다.	예 ( )	아니오 ( )
7	기록물평가심의회 기능 관련 정보나 심의・의결 결과가 본인의 권리・의무 관계 변동, 재산상의 이익 등을 발생시킬 가능성이 크다.	예 ( )	아니오 ( )
※‘예’라고 답변 하였음에도 불구하고 위원회 직무를 공정하게 수행할 수 있는 타당한 사유가 있을 경우 기재하여 주시기 바랍니다.

년          월           일

O  O  O (서명)

<별지 제9호의3서식(제30조제2항 관련)>  <신설 2020.01.06.>

위원 위촉 서약서

직위 : 기록물평가심의회 위원(장)

성명 : O O O

상기 본인은 기록물평가심의회 위원(장)으로서 위촉기간 중은 물론 위촉기간 후에도 아래 사항을 위반하지 않겠으며, 이를 위반할 경우 위원(장) 해촉 및 관련 법령에 따른 책임을 질 것을 서약합니다.

기록물평가심의회 직무 수행 과정에서 취득한 비밀 준수

기록물평가심의회 직무와 직접 관련된 용역・공사・계약 등 이득을 취하는 행위 금지

기록물평가심의회 직무와 관련하여 부동산・주식 등 재산상 이득을 취하는 행위 금지

기록물평가심의회 직무수행 과정에서 취득한 정보를 허가되지 않은 방법으로 사적인 연구 등에 활용하는 행위 금지

기록물평가심의회 직무수행 과정에서 본인 및 가족, 본인이 속한 단체 및 기관 등과 밀접한 관계가 있는 심의가 발생할 경우 회피

기록물평가심의회 직무와 관련된 사업체를 경영하거나 해당 사업체 취업행위 금지

기록물평가심의회 업무와 관련 부당한 편의・향응・금품 등을 수수하거나 청탁・알선 행위 금지

기타 기록물평가심의회 직무와 관련하여 부당한 이득을 취하거나 공공이익에 반하는 행위 금지

년          월           일

O  O  O (서명)

<별지 제9호의4서식(제25조의2 관련)>  <신설 2020.01.06.>

위원 위촉 해제 신청서

□ 소속 위원회명: □ 현소속 및 직위: □ 성 명:
위 본인은 다음과 같은 사유로 기록물평가심의회 위원직을 사임하고자 하오니 위촉 해제 처리하여 주시기 바랍니다.
○ 사 유:
년 월 일 성명: (서명 또는 인)
서울주택도시공사 사장 귀하

<별지 제9호의5서식(제28조제9항 관련)> <신설 2020.01.06.>

청 렴 서 약 서

□ 소 속: □ 직 위: □ 성 명:
위 본인은 기록물평가심의회의 심의・의결과 관련하여 관계법령에서 규정한 절차에 따라 공정하고 투명하게 심사에 임하도록 하겠으며, 위원회의 심의・의결과정에서 금품, 향응이나 부당한 이익제공을 요구하지 않고, 받지 않도록 하겠으며, 만약 이를 위반할 시에는 관계 법령에 따라 책임질 것을 서약합니다.
년 월 일 위 서약자: (서명 또는 인)
서울주택도시공사 사장 귀하

<별지 제10호서식(제27조 관련)> <개정 2020.01.06.>

○○○○년 제○차 기록물평가심의회 의결서

1. 일  시 :

2. 장  소 :

3. 참석자 및 배석자

○ 위원장 :

○ 위  원 :

○ 관계자 :

4. 의결내용

의안번호	안 건 명
의결결과	폐기	보존기간 재책정	폐기보류

상기와 같이 의결하였음을 확인 함

년         월        일

위원장	○○○	(서 명)	부위원장	○○○	(서 명)
위 원	○○○	(서 명)	위 원	○○○	(서 명)
위 원	○○○	(서 명)	위 원	○○○	(서 명)
위 원	○○○	(서 명)	위 원	○○○	(서 명)

<별지 제11호서식(제28조 관련)>

기록물평가심의서

연번	생산 정보		기록물철 정보			보존정보		처리부서			기록물관리전문요원		심의회 의견
	생산 부서	생산 년도	제목	수량	형태	보존기간	만료일	평가의견	사유		평가의견	사유

<별지 제12호관련(제31조 관련)> <개정 2020.01.06.>

○○○○년 제○차 기록물평가심의회 회의록

□ 회의 개요

○ 일시:

○ 장소:

○ 참석위원:

- 명단기재

※배석: 명단기재

○ 상정안건

-

-

○ 회의결과(결정사항 및 표결내용, 그 밖에 위원회가 정하는 사항)

-

-

□ 위원 발언 내용

<OOO 위원>

○

-

<OOO 위원>

○

-

<별지 제13호서식(제38조 관련)>

보존서고 출입자 관리대장

일련번호	일자	출입시간	퇴실시간	출입사유	출입자 성명	담당자 확인	비고

<별지 제14호서식(제42조 관련)>

기록물 (열람․대출) 신청서

1. 신청사항(신청자 작성)

신청번호 제 호					접수	담당자	부 장
성 명		신청일자
주 소
직 업 (소속 및 직위)			연락처
대상 기록물
목적	업무활용, 증빙자료, 기타( )
기간

2. 처리사항(처리부서 작성)

처리번호 제 호					결 재		담당자			부 장
기간				처리일자
신청 기록물 처리정보
생산부서	생산연도		제목			공개여부			대출여부