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	서울특별시
수신	수신자참조
(경유)
제목	전년도 전자문서 정리 안내

1.「공공기록물 관리에 관한 법률」제18조 및 동법 시행령 제24조(기록물의 정리)에 따라 모든 부서에서는 매년 2월말까지 전년도 기록물에 대한 정리를 완료하여야 합니다.

2. 업무관리시스템 전자문서 정리 및 기록관리 유의사항을 아래와 같이 안내하오니, 각 부서관리자 및 담당자의 조치를 당부드립니다.

1) 미완료 접수문서 종결처리 : 문서담당자 및 모든 직원

문서종류	미완료상태	조치사항
전 자	①수신도착문서를 접수하지 않은 경우 접수처리 ②접수만 완료하고 담당자에게 배부하지 않은 경우	부서접수→담당자배부→접수완료
비전자	①외부기관,업체 및 민원인으로부터 수신한 문서	부서관리자에게 스캔파일 전달하여 접수처리 요청

2) 문서의 공개여부 및 열람범위 확인 : 모든 직원

- 내문서함 > 기안한 문서의 공개여부 및 열람범위 설정확인

- 변경이 필요한 경우, [붙임2]의 정리매뉴얼을 참고하여 변경

3) 단위과제카드 분류사항 점검 및 재편철 : 문서담당자 및 모든직원

- 문서담당자 : 부서 단위과제 및 단위과제카드 정리

① [붙임1]의 과공통단위과제 카드표준목록에 맞춰 분류체계 정비

② 중복등록된 단위과제카드 존재 시 삭제 및 통합

- 업무담당자 : 단위과제카드 선택이 올바르게 되었는지 확인

3) 미등록한 비전자문서의 등록 : 모든직원

- 전년도 기록물 중 미등록한 비전자문서의 등록 및 접수처리

① 수기결재문서 : 업무담당자가 문서등록대장에서 비전자문서등록

② 비전자접수문서 : 부서관리자에게 접수처리 요청하여 접수완료

붙임 : 1. 공통과제-표준단위과제카드 목록 1부.

2. 전자문서 정리매뉴얼 1부.

3. 기록관리 자주 묻는 질문 1부.  끝.

	서 울 특 별 시 장
수신자	서관과01-174,서울특별시도시기반시설본부장,서울특별시상수도사업본부장,서울특별시한강사업본부장,서울특별시인재개발원장,서울특별시공무원수련원장,서울특별시데이터센터소장,서울특별시보건환경연구원장,서울특별시어린이병원장,서울특별시은평병원장,서울특별시서북병원장,서울특별시아동복지센터소장,서울특별시농업기술센터소장,서울역사박물관장,서울특별시체육시설관리사업소장,서울시립미술관장,서울대공원장,서울특별시차량정비센터소장,서울특별시품질시험소장,서울특별시 동부도로사업소장,서울특별시 서부도로사업소장,서울특별시 남부도로사업소장,서울특별시 북부도로사업소장,서울특별시 성동도로사업소장,서울특별시 강서도로사업소장,서울특별시중랑물재생센터소장,서울특별시난지물재생센터소장,동부공원녹지사업소장,중부공원녹지사업소장,서부공원녹지사업소장,한성백제박물관장,서울종합방재센터소장,서울특별시소방학교장,청와대소방대장,서울도서관장,서울역사편찬원장,119특수구조단장,서울시립과학관장,서울식물원장,서울기록원장,서울공예박물관장,서소1-25(25개소방서),서울특별시의회의장(의 정 담 당 관)
주무관	이세진		기록관리팀장	김성민		정보공개정책과장	01/05 김숙희
협조자	주무관	최상미
시행	정보공개정책과-388	(		)	접수		(		)
우	04524	서울특별시 중구 세종대로 110 서울특별시청	/	http://www.seoul.go.kr
전화	02)2133-5696	/전송	02)2133-0769	/	record@seoul.go.kr	/	대시민공개