문서번호	정보공개정책과-17480
결재일자	2019.7.26.
공개여부	부분공개(5)
방침번호

				시 민
주무관	기록관리팀장	정보공개정책과장		행정국장
김보인	이희옥	임진희		07/26 김태균
협 조

2020년도 중요기록물 정리사업 추진계획

2019. 7

행 정 국

(정보공개정책과)

☞ 해당사항이 있는 부분에 ‘ ■ ’ 표시하시기 바랍니다. (※ 비고 : 필요시 검토내용 기재)
구 분	사전 검토항목 점검 사항	검토완료	해당없음	비 고
정책의제 형성	◆ 정책현안에 대해 현황과 실태를 검토하였습니까? - 현황자료(통계자료 등) 및 실태조사서 검토 타지자체 유사정책 및 국내외 사례 분석 등	□	■
	◆ 시민 및 관련전문가 의견을 반영하였습니까? - (시민참여) 청책토론회, 시민공모, 설문조사 등 - (전문가 자문) 자문위원회, TF운영, 타당성 검토조사 등	□	■
정책수립	◆ 정책화를 위한 제반 법규(근거법령 및 규칙, 지침 등)는 검토하였습니까? - (선거법) 공직선거법 등 각종 법률 저촉여부 - (성별분리통계) 성별분리통계 분석 등	■	□	공공기록물관리에 관한법률 기록물목록작성및디지털화지침
	◆ 정책(사업) 집행의 직·간접적 영향 및 효과성을 분석 하였습니까? - (갈등) 이해관계 당사자 간 갈등 및 대책 마련 - (사회적 약자) 사회적 약자에 대한 배려 등 - (일자리) 일자리 창출, 직·간접 채용, 전문인력 양성, 창업지원 - (안전) 시민 안전 위험요인 및 대책, 안전 관리 등	□	■
정책집행	◆ 타기관, 민간단체 등과의 협의·협력 및 이견 조정 등을 검토하였습니까? - (타기관) 타기관(중앙정부, 지자체), 민간(단체) 등의 자원 활용 방안 - (자치구 영향) 자치구 행정·인사·재정 부담 및 적정성, 파급효과 분석 등	□	■
	◆ 정책·계획 등의 지속가능성을 검토하였습니까? - (지속가능성) 지역경제 발전, 사회적 형평성, 환경보전 등	□	■
정책홍보	◆ 국내외 정책(사업)홍보방안을 검토하였습니까? - (홍보) 국내보도자료, 기자설명회, 현장설명회 - (정책영문화) 영문제목·요약, 해외언론보도, 외국어 홈페이지 게시 등	□	■
기타사항	◆ 불필요한 외국어·외래어 표현 대신 바른 우리말을 사용하였습니까?	■	□
	◆ 공개 여부를 "비공개"로 설정했다면 법적근거를 명확히 검토하였습니까? (정보공개법 제9조 제1항 제1호~제8호)	■	□

2020년도 중요기록물 정리사업 추진계획

보존기간 30년 이상 종이기록물에 대한 전산화 및 시스템 등록으로우리시 기록물의 체계적인 보존 관리 기반을 조성하고 서울기록원으로 이관 및 대시민 서비스 활용에 대비하고자 함

□ 추진근거

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제6조(기록물의 전자적 생산·관리)

○ 공공기록물 관리에 관한 법률 제21조(중요기록물의 이중보존)

□ 추진방향

○ 중요한 종이 기록물의 적기 전산화를 통해 내부 직원의 실시간 기록물 업무 활용 체계 구축

- 청사이전, 부서서고 폐지 등으로 이관된 미정리 기록물의 조속한 데이터베이스 구축

- 서울기록원 이관대상 기록물(30년이상)에 대해 우선 정리

□ 사업개요

○ 사업대상 : 보존기간 30년이상 기록관 보유 종이기록물 15,000권

○ 사업기간 : 2020.4 ~ 11(8개월)

○ 사업내용 : 종이기록물 정리, 색인작성, 공개분류, 원문스캐닝, 재편철, 광디스크 수록, 기록관리시스템 업로드

○ 소요예산 :**********

- 예산과목 : 정보관리강화, 기록관리체계 구축, 기록물 시설관리, 기록정보관리, 공공운영비

○ 계약방식 : 제한경쟁입찰(협상에 의한 계약)

□ 중요기록물 정리사업 추진현황

○ 연도별 추진 실적

(2018.12.31기준)

단위	합계	~ 2014	2015	2016	2017	2018
(권)	116,894	62,362	10,436	14,066	15,516	14,514
(면)	19,041,358	10,239,831	2,002,526	1,716,158	2,362,802	2,720,041

※ 전체 대상량 : 262,813권 (잔여량 145,919권)

○ 2019년 용역사업의 기록물 유형

생산부서	기록물 유형	생산부서	기록물 유형
도로시설과	설계도면, 보수보강도면	지구단위계획과	위원회관계철, 지구단위정비계획철
토지관리과	감정평가서, 행정소송, 수용재결신청서	목동지구개발 사업소	시방서, 설계도
하수계획과	하수처리장증설관계, 차집관거관계철	종합건설본부	감리종합보고서, 도면
시설계획과	도시계획시설기록카드, 공원지도.도면	법무담당관	행정심판, 소청심사위원회 관련 기록물
재무과	체비지매각관리서, 공유재산	도로계획과	도로사업관리, 도로개설 관련 기록물
설계관리부	지하철공사관련기록	도시정비과	도시개발사업 기록물
행정과	예규 및 조례철, 의원후보자 등록 관계철	주거정비과	행정심판 및 소송, 정비구역지정 기록물
건축기획과	건축허가협의철, 지반조사보고서	-	-

□ 향후계획

○ 정보화사업 예산타당성심사 의뢰(스마트도시정책관)   : ’19. 7

○ 계약심사 의뢰 및 입찰공고(20일간)                 : ’20. 1~2

○ 제안서 접수 및 제안서평가위원회                    : ’20. 3

○ 협상 및 계약                                       : ’20. 4

붙임 : 1. 중요기록물 정리사업 추진 절차

2. 중요기록물 정리사업 입찰 사항

붙임 1	중요기록물 정리 사업 추진 절차

□ 추진절차

□ 절차별 세부 추진내용

○ 사전조사 및 기록물 반출

- 사업대상 선정 기준에 따라 정리 대상 기록물 확정

· 기록관 보유 미정리 기록물(보존기간 30년 이상) 중 역사적 중요성과 업무활용도가 높아 열람수요가 높은 기록물

· 생산된 지 오래되거나 부적절한 정리상태로 인해 훼손 우려가 있어 시급히 정리가 필요한 기록물

- 기본목록 미 작성된 기록물에 대해 기본 목록 작성

- 보안 지침 준수 및 반출서 작성 하여 사업장으로 기록물 반출

○ 기록물 정리 및 색인 목록 작성

- 기록관리 관련법령 및 지침에 부합하는 기록물 물리적 정리

· 기록물 해철, 보수, 부착물 정리, 면표시, 건분류 등

- 검색‧활용에 대비한 기록물철 및 건별 중요 색인정보(제목, 생산년도, 부서명, 결재자, 공개구분 등) 작성

○ 종이기록물 원문스캐닝

- 컬러 스캔을 기본으로 한 기록물 디지털화기준(국가기록원 표준) 적용 하여 고품질 이미지 확보

- 원문 글씨농도 및 종이재질에 따른 스캐닝 농도 조절 등 최적의 스캐닝 시행

- 원본성 확보를 위해 이미지 보정 및 수정 최소화

○ 기록관리시스템 업로드 및 매체 수록

- 색인 결과 및 PDF파일을 기록관리시스템 등록하여 전산적 관리‧활용

- 광디스크(DVD-ROM) 및 외장하드에 수록(원본 및 서비스용PDF파일)

○ 서고 입고 및 사가 배치

- 기록물 정리가 완료된 기록물을 본관 및 서소문 문서고 입고

- 서가 번호 지정하여 정 위치에 기록물 배치

붙임 2	중요기록물 정리 사업 입찰 사항

□ 입찰방법 : 제한경쟁입찰

□ 낙찰자 결정방식 : 협상에 의한 계약(기술평가 90점, 가격평가 10점)

○ 지방자치단체를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령 제44조

(계약이행의 전문성․창의성․긴급성 등에 따른 협상에 의한 계약)

○ 지방자치단체 입찰 시 낙찰자 결정기준(행정안전부 예규)

□ 협상계약 사유 : 전문성이 요구되는 작업으로 역량있는 업체 선정 필요

○ 업무맥락 파악을 통한 미정리 기록물의 재정리와 공개분류 판단, 한자가 포함된 오래된 문서의 해독 및 색인작성 등 세부과업내용에 전문성 요구

○ 본 사업을 통해 구축된 자료는 우리시 역사자료로서 장기간 대내외적으로 활용되므로 정확하고 고품질의 산출물 확보가 필수적임

□ 입찰자격 : 제한경쟁입찰(중소기업자간 경쟁)

○ 지방자치단체를당사자로하는법률 시행령 제13조 및 동법 시행규칙 제14조에 의한 입찰 참가자격이 있는 업체

○ 소프트웨어산업진흥법 제24조에 따라 입찰 마감일까지 소프트웨어사업자(데이터베이스제작․검색서비스사업)로 신고를 필한 업체

○ 중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 제8조 및 동법 시행령 제9조에 의한 유자격자로서 중소벤처기업부 고시 「중소기업제품 공공구매제도 운영요령」 제28조 및 제29조에 의거 입찰 마감일의 전일까지 공공구매종합정보망(http://smpp.go.kr) “직접생산확인”[경쟁제품명 자료처리업무-데이터처리서비스]에 등재된 업체

○ 공고일 기준 최근 10년 이내 공공기관의 1억 이상 기록물 정리 및 전산화(DB구축) 사업의 준공 실적이 있는 업체

○ 일관성 있는 사업수행 및 산출물의 통일성 확보, 철저한 문서의 보안이 요구되는 사업특성을 감안하여 공동수급 불가

□ 협상적격자 선정 및 협상

○ 「지방자치단체 입찰시 낙찰자 결정기준」에 따라 제안서 평가결과 기술능력과 가격평가 합산 결과 70점 이상(기술능력 평가 점수가 기술능력 평가분야 배점한도의 85% 이상인 자를 협상적격자로 선정)인 참가업체를 선정

○ 종합평가점수의 고득점 순에 의해 협상실시

※ 따로붙임 : 산출내역서(SW사업 대가선정 가이드 데이터베이스 구축비 기준) 1부. 끝.