기록관리 자주묻는 질문

1. 외부에서 접수받은 문서가 있는데, 문서등록대장에 업무담당자가 직접 등록하면 안되나요?

- 외부기관이나 업체 등으로부터 비전자형태로 혹은 전자메일로 수신된 문서는 업무담당자 개인이 아닌 처리과에서 접수하도록 규정되어 있고, 부서담당자는 문서접수 후 업무담당자에게 배부(인계)하도록 하고 있음

‣ 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 제18조(문서의 접수･처리)

① 문서는 처리과에서 접수하여야 하며, 접수한 문서에는 접수일시와 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」 제20조에 따른 접수등록번호(이하 "접수등록번호"라 한다)를 전자적으로 표시하되, 종이문서인 경우에는 행정자치부령으로 정하는 접수인을 찍고 접수일시와 접수등록번호를 적는다.  <개정 2013.3.23., 2014.11.19., 2017.7.26>

④ 처리과에서 문서 수신·발신 업무를 담당하는 사람은 접수한 문서를 처리담당자에게 인계하여야 하고, 처리담당자는 행정자치부령으로 정하는 문서인 경우에는 공람할 자의 범위를 정하여 그 문서를 공람하게 할 수 있다. 이 경우 전자문서를 공람하였다는 기록이 업무관리시스템 또는 전자문서시스템 상에서 자동으로 표시되도록 하여야 한다.  <개정 2013.3.23., 2014.11.19., 2017.7.26>

2. 수기문서 스캔해서 문서 기안 시 첨부했는데 보관해야 하나요?

또한, 감사 및 회계처리 관련된 규정(아래 참고)에서 감사 시의 증거자료와 회계절차상의 증빙서류는 원본에 한한다고 규정하고 있으므로 문서의 원본을 보관하여야 함

스캔파일은 사본일 뿐 원본이 아니기 때문에 반드시 보관하여야 함

‣ 계산증명규칙 제8조(증거서류의 원본주의) - 감사원규칙

①증거서류는 원본에 한한다. 다만, 어쩔 수 없는 경우에는 당해관서의 장(증명책임자가 관서의 장일 때에는 다른 공무원)이 원본과 틀림없다고 자기의 도장을 찍어 증명한 등본을 제출할 수 있다. (생략)

‣ 지방자치단체 예산 및 기금의 회계관리에 관한 규칙 제126조(증거서류의 원본주의)

① 수입 또는 지출결의서에 붙이는 증빙서류는 원본에 한한다. 다만, 부득이한 경우에는 증명책임자가 틀림없다고 사인을 날인하여 증명한 등본을 첨부할 수 있다. (생략)

3. 부서 캐비닛에 보존기간 경과된 기록물이 많습니다. 파쇄요청해서 처리하면 될까요?

- 모든 기록물은 기록관으로 이관된 후 공공기록물법에서 정한 절차에 따라 폐기가 가능합니다.  따라서 보존기간 경과여부와 상관없이 모든 기록물은 기록관(문서고)으로 이관되어야 함

- 폐기심의를 거치지 않고 처리과에서 자체적으로 폐기하는 경우 무단폐기에 해당하여 7년 이하의 징역 또는 3천만원이하의 벌금에 처하게 됨

4. 보존기간을 알고 싶어요. 어디서 확인할 수 있나요?

- 공공기록물법에 따라 기록물의 보존기간은 “단위과제”별로 책정하도록 하고 있어, 단위과제에 책정된 보존기간이 하위의 단위과제카드에 그대로 반영됨

- 업무관리시스템 > 과제관리 > 부서과제 > 단위과제 메뉴에서 해당업무의 보존기간을 확인할 수 있음

‣ 공공기록물 관리에 관한 법률 시행령 제26조(보존기간)

①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다. (중략) <개정 2010. 5. 4.>

②기록물의 보존기간은 단위과제별로 책정한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 인정되는 단위과제에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다.  <개정 2010. 5. 4.>

5. 단위과제 보존기간을 변경하고 싶어요.

- 단위과제에 책정된 보존기간은 조정이 필요한 경우 변경이 가능하며, 서울기록원의 확정을 받은 경우와 받지 않은 경우 절차가 다름

-(보존기간 확정전)BRM시스템>분류체계>분류체계 관리에서 수정>승인요청

-(보존기간 확정후)보존기간 변경요청 공문 발송(해당부서→정보공개정책과)